RIP Papier-Board, ein Nachruf!

In dieser Folge spreche ich darüber:

  • Warum ich früher stark für den Einsatz von Papier Boards plädiert habe.
  • Warum die Voraussetzungen sich so geändert haben, dass dies nach der Pandemie oft keine sinnvolle Lösung mehr ist
  • Wie wir auf Basis meiner damaligen Argumente zu dem passenden Tooling für unsere Umgebung kommen.

 

Viel Spaß beim zuhören 🙂

Auf der Zielgeraden der Pandemie

Die dritte Corona Welle ist gerade abgeklungen, schrittweise werden die Einschränkungen aufgehoben und auf LinkedIn rufen schon die ersten Leute die Rückkehr zur alten Arbeitsweise aus. Nach meiner Einschätzung, sind die letzten 1,5 Jahre so prägend gewesen, dass wir eben nicht einfach zu dem Status Quo unserer alten Arbeitsweise von vor der Pandemie zurückkehren.
Man kann dies bedauern oder aber man kann dies als Schub für die Digitalisierung empfindend. Aber egal, wie wir dazu stehen, es ist eine Realität, die es zu gestalten gilt.

Warum passen Papier Boards auch nach der Rückkehr ins Büro nicht mehr?

Vor der Pandemie war ich ein starker Verfechter, seine initialen Arbeitssysteme und insbesondere das Task Board initial mit Papier zu gestalten.

Die Vorteile von Papier:

  • Jeder kann schreiben und Post Its kleben. Damit kann jeder von Anfang an mitarbeiten und man ist nicht durch einzelne Experten limitiert, die das Tool bedienen und so leicht zum Bottleneck werden.
  • Man beginnt mit der leeren Wand und muss bewußte Entscheidungen treffen, wie man etwas konkret ausgestaltet. Einfach blind die Standardeinstellungen des erstbesten Tools zu nehmen, führt normalerweise nicht zu dem Level an Ownership den wir in einer guten agilen Umgebung brauchen.
  • Es ist leicht anzupassen und umzugestalten. Neue Ideen können leicht aufgegriffen werden. Man kann leicht neue Signale einführen und so schnell neue Ideen direkt in unserem Arbeitssystem abbilden. Viele elektronische Tools stehen einer schnellen und leichtgewichtigen Ausgestaltung der Arbeitsumgebung im Weg, da uns die Verfügbarkeit der passenden Experten oder die Eigenschaften des Tools limitieren. Oft scheuen Teams den Aufwand mal schnell Änderungen zu machen und nehmen sich damit einen wichtigen Aspekt agilen Arbeitens.
  • Wenn alle vor Ort sind, dann hilft die Visualisierung an der Wand wichtige Themen besonders sichtbar zu halten. Diese Sichtbarkeit ist an der Wand und man kann nur schwer ausweichen.
 

Trotz all dieser positiven Eigenschaften werden Paperboards oft nicht mehr zum Arbeitsalltag vieler Scrum Teams passen. Warum? Weil viele Organisationen schon angekündigt haben, dass sie ein größeres Maß an Heimarbeit erlauben werden und viele Mitarbeiter dies begrüßen. Wenn jetzt aber immer ein gewisser Teil der Mitarbeiter nicht im Büro ist, dann bringt uns eine Sichtbarkeit und eine leichte Änderung im Büro nichts. Hier haben dann passend gestaltete elektronische Lösungen den entscheidenden Vorteil. Sie sind allen Team Mitgliedern egal ob im Home Office oder im Büro flexibel zugänglich.

Worauf kommt es an seine elektronische Lösung sinnvoll zu gestalten?

Auch wenn in vielen Umgebungen das Papier Board ausgedient hat und nicht mehr zurückkehren wird, ist der Weg zu passenden Tools und einer guten Ausgestaltung für mich gleich geblieben!

Nutzt (zumindest Anfangs) die möglichst einfachste Lösung
Widersteht der Versuchung direkt am Anfang das abgefahrene Tool oder das Werkzeug des Marktführers einzuführen. Dieses würde euch nur von eurer Arbeit und eurer bewußten Ausgestaltung der Umgebung ablenken. Beginnt mit dem möglichst einfachsten Tool mit dem alle Beteiligten leicht zurecht kommen und idealerweise schon Erfahrungen gesammelt haben.

 

Dazu haben sich für mich folgende Tools bewährt:

Digitale Whiteboards, wie Mural, Miro und Conceptboard
Da man hier ähnlich wie an einer Wand relativ frei seine Arbeit ausgestalten kann.

Spreadsheets, wie Excel oder Google Spreadsheets
Auch hier besticht die Einfachheit im Aufbau einer Lösung und häufig wirkten Scrum Teams mit einem Backlog Spreadsheets Maturer in ihrer Arbeitsweise als komplexere Lösungen auf Basis eines Ticketsystems a la Jira.

Einfache elektronische Boards, wie Trello oder Microsoft Planer
Diese sind zwar nicht meine persönlich favorisierte Lösung, aber ich kenne viele die gerade zum Start gute Erfahrungen mit diesen einfachen Tools gemacht haben.

Das Ziel sollte es sein das es ein Tool ist, was ihr beherrscht und nicht was euch beherrscht.

 

Die Entscheidung für ein umfassenderes Tool ist nur aufgeschoben und nicht aufgehoben

Wenn man mit einer einfachen Lösung anfangs Erfahrungen sammelt, kann man aufbauend den nächsten Schritt gegenüberstellen und eine bewusste Entscheidung passend für den eigenen Kontext treffen. Insbesondere, weil die meisten umfassenderen Tools a la Jira hochgradig konfigurierbar sind, hat man jetzt auch eine eigene Idee diese Möglichkeiten zur Anpassung auf die eigene Arbeit zu nutzen.

Die Tools sind der Hammer! Also nur ein Werkzeug!


Wichtig für eine gute Nutzung der Tools ist für mich der Zweck, den sie für uns erfüllen sollen.
Das heißt im Aufbau eines Task Boards sind für mich nicht die einzelnen Möglichkeiten, wie wir dies ausgestalten, sondern erfüllt es seinen Zweck!?
Von den Entwicklern in einem Scrum Team würde ich beispielsweise erwarten, dass diese mit Leichtigkeit im Sprint in der Lage sind folgende 5 Fragen zu beantworten:

  • Was ist in diesem Sprint und was nicht?
  • Woran sollte ich als nächstes Arbeiten?
  • Woran arbeiten die anderen Teammitglieder?
  • Wo sind wir blockiert?
  • Können wir das Sprint Ziel erreichen oder müssen wir nachsteuern?

 

Wenn die Entwickler dies jederzeit gut beantworten können und daraus geeignete Maßnahmen ergreifen, dann ist mir die Ausgestaltung des Task Boards völlig egal.
In ähnlicher Art und Weise sollten wir uns die Frage zum Product Backlog stellen, ob wir hier eine gute gemeinsame Orientierung zum Produktziel haben und sinnvolle Sprints ausgestalten können.
Am Ende müssen alle mit dem Tool vertraut sein und es für sich und die Arbeitsabläufe ausrichten können. Wir wollen ja alle schließlich ohne viel Stress schnellstmöglich ans Ziel kommen und da ist eine gute Arbeitsaufstellung von Anfang an wichtig.

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