Co-Location in Corona-Zeiten

Dieser Artikel beleuchtet den Begriff Co-Location und das, was wir uns davon versprechen. Dabei wird ein Bogen gespannt von unserem Weg, die fehlende Vor-Ort-Präsenz der Entwickler:innen in den vergangenen eineinhalb Jahren zu kompensieren, bis hinein in ein „neues Normal“.
Was haben wir gelernt? Was wollen wir mitnehmen? Und was darf wieder so werden, wie es einmal war?

Unser Gast - Henning Möller

Henning Möller ist seit 36 Jahren Softwareentwickler. Seit 24 Jahren arbeitet er unter Anwendung von agilen XP-Praktiken. Seit 12 Jahren praktiziert er Scrum, zunächst als Software-Engineer, dann auch als Scrum Master und Product Owner. Seit mehr als 3 Jahren ist Henning Agile Coach bei slashwhy und hilft dort Entwickler:innen in immer neuen Teams und Projekten dabei, zu einer gesunden agilen Arbeitsweise zu finden. Er baut Brücken hinein in die Unternehmen der Kunden, um die agile Denkweise auch für den Product Owner und die Stakeholder in erfolgreichen Projekten leb- und erfahrbar zu machen. Schließlich arbeitet er mit sehr vielen anderen engagierten Kolleg:innen daran, slashwhy auch jenseits der Kundenprojekte als vorbildliches Beispiel für agile Unternehmenskultur und moderne Organisationsstrukturen zu entwickeln und sichtbar zu machen.

Inhalt

Was ist Co-Location? 

In etwa zeitgleich mit dem agilen Manifest, das vor rund 20 Jahren bahnbrechend neue Perspektiven für die Softwareentwicklung formuliert hat, entstand mit Extreme Programming (XP) eine Methodensammlung, die agile Softwareentwicklung in der Praxis umsetzbar machen sollte. Sehr viele Aspekte von XP gehören heute zu weithin
akzeptierten Rahmenbedingungen und Vorgehensweisen und haben damit auch Eingang in die Praxis vieler Scrum Teams gefunden. 

Co-Location, also ein Umfeld, in dem das Entwicklungsteam und idealerweise auch
Kunden bzw. Anwender:innen der zu entwickelnden Software zusammen an einem
Standort, ja sogar in einem einzigen Raum arbeiten, gehört zu diesen
Rahmenbedingungen. Das Manifest hat mit seinem ersten Werte-Paar, „Individuen und Interaktionen über Prozesse und Werkzeuge“, den Grundstein für diese Denkweise gelegt. Darüber hinaus formuliert eines der zwölf Prinzipien des Manifests die sehr fundamentale Erkenntnis, dass Gespräche von Angesicht zu Angesicht die effizienteste und effektivste Methode des Informationsaustausches innerhalb eines Teams darstellen. Gerade in den Vereinigten Staaten, in denen seit Mitte der 1960er Jahre der Cubicle, also die „Einzelzelle“ für jeden Mitarbeiter, das dominierende Konzept der Büroplanung war, hat diese Idee zu disruptiven Veränderungen geführt. Der „War Room“, also ein gemeinsamer Raum für das gesamte Software-Team, ist die konsequenteste Umsetzung der Idee von Co-Location. Die Erfahrungen mit diesen vor Motivation und Kreativität bebenden Arbeitsumgebungen haben viele Firmen dazu bewegt, zu diesem Zweck spezielle Räumlichkeiten zu schaffen.

Warum Co-Location? 

Neben den unmittelbaren Gesprächen von Angesicht zu Angesicht gibt es noch eine
ganze Reihe weiterer Vorteile in der gemeinsamen Arbeitsumgebung.

  •  Schon die kreative Gestaltung des eigenen „War Rooms“ ermöglicht den Entwickler:innen eine starke Identifikation mit dem Team und ihrem Produkt.
  • Das physikalische Sprint-Board, das Vision Board oder die Product Roadmap an der Wand im Teamraum bieten ein hohes Maß an Transparenz und fördern die Interaktion zwischen den Entwickler:innen.
  • Die Daily Stand ups vor dem Sprint-Board gelten als Inbegriff des agilen Arbeitens. Im direkten Austausch wird der aktuelle Stand, sowie die tägliche Arbeitsplanung im Team abgestimmt und mögliche Hindernisse auf dem Weg zum Sprint-Ziel identifiziert.
  • Die Schwelle für unmittelbare Kommunikation ist gleich null. Kein Messenger, kein
    Telefon und schon gar kein asynchrones Kommunikationsmittel wie Email stehen dem Austausch im Wege. Auf diese Weise können Ideen ungehindert fließen, wachsen und sich entwickeln.
  • Viele (auch nichtfachliche) Gespräche fördern den Beziehungsaufbau und das
    Vertrauen zwischen den Teammitgliedern und bilden damit eine Basis für
    hochperformante Zusammenarbeit.
 

Seit 15 Jahren ist es mein Anliegen, Organisationen und Individuen von den vielfältigen Vorzügen der Co-Location zu überzeugen. Dabei gilt es nicht nur, die räumlichen Voraussetzungen dafür zu schaffen. Co-Location ist darüber hinaus ein Kultur-Thema. Obgleich beim Recruiting die „Teamfähigkeit“ ganz hoch auf der Liste der gesuchten Eigenschaften steht und sich praktisch alle Teilnehmenden des Arbeitsmarktes dieses Attribut anheften, stellt die Zusammenarbeit in derart räumlicher Nähe doch für viele Menschen eine Herausforderung dar. Hinzu kommt, dass Co-Location in agilen Umgebungen nicht ohne Cross-Funktionalität gedacht werden kann. Damit wirkt sie sich auch auf Abteilungsgrenzen und Führungslinien und damit auf Organisationsstrukturen aus.

Wir haben bei slashwhy sowohl die räumlichen Gegebenheiten geschaffen als auch eine Kultur etabliert, die Co-Location unterstützt. Vor der Pandemie hatte jedes Team seinen Bereich, in dem gemeinsam in unmittelbarer räumlicher Nähe gearbeitet wurde, wo Infos und Konzepte auf Whiteboards skizziert und intensiv diskutiert wurden und Testgeräte und -installationen zur Verfügung standen.

Und jetzt? 

Vor mehr als 18 Monaten sind wir pandemiebedingt von einem Tag auf den anderen
alle ins permanente Home Office gewechselt, ein Setting, das auf den ersten Blick mit dem Begriff Co-Location vollkommen inkompatibel ist. Von heute auf morgen war Schluss mit der Zusammenarbeit vor Ort, wie wir sie kannten und praktiziert haben. Es stellte sich die Frage: Funktioniert agile Entwicklung auch ohne all das, was wir uns von Co-Location versprochen hatten?
Die Antwort ist: Nein! Kommunikation, Beziehung, Vertrauen, Transparenz und
unmittelbare Zusammenarbeit sind die Grundpfeiler agilen Arbeitens. Angesichts des
kurzen Planungshorizontes und des sich daraus ergebenden kontinuierlichen Refinements des Backlogs ist die enge Zusammenarbeit im Team und mit dem Kunden unverzichtbar. 

Die Planung unter Verwendung von User Stories, die keine umfassenden Feature-
Spezifikationen darstellen, sondern viel mehr das Versprechen einer Diskussion sind,
erfordert den ständigen Austausch aller an der Entwicklung Beteiligten.
Nun sprechen wir ja heute nicht mehr von Problemen oder Herausforderungen. Nach
Joschka Breitner, „Zu Fuß ins Ich – Pilgern als Selbstfindung“, sollen wir diese Dinge als Inspiration für neues Handeln, für das Suchen und Beschreiten alternativer Wege
verstehen.[nach Karsten Dusse, „Achtsam Morden am Rande der Welt“, Heyne 2021]

Simulation von Co-Location im Home Office

Für uns bei slashwhy stellte sich die Frage: Wie können wir in der Home Office Situation Co-Location so realistisch wie möglich simulieren? Einige Dinge ergaben sich praktisch von selbst. Viele unserer Teams hatten bereits vor der Pandemie digitale Projektmanagement-Tools wie z.B. Jira verwendet. Damit war das Sprint-Board bereits digital. Natürlich war Video-Conferencing als Technologie gesetzt. Nach ersten Experimenten mit Jitsi stand uns hier bald eine Infrastruktur mit Microsoft Teams zur Verfügung. Das Whiteboard fand seine digitale Entsprechung in Miro.

Der offene Kanal 

So wurden die Dailies von Anfang an ganz selbstverständlich als Video-Call aufgesetzt. Einige Teams haben bald damit begonnen, diese Videokonferenzräume nach dem Daily einfach offen zu lassen und nur Kamera und Mikrofon auszuschalten. Dadurch blieb die Hürde zur Kommunikation weiter niedrig. Es genügte, das Mikrofon einzuschalten und einmal „Hallo“ in den Kanal zu sagen, um ein Gespräch mit den Teamkolleg:innen zu beginnen. Diese Vorgehensweise hat sich in den meisten Teams etabliert. Ich durfte dabei einen interessanten Sachverhalt beobachten: Eines unserer Teams, das sich in einer kritischen Projektphase befand und viel Kritik einstecken musste, konnte diese Vorgehensweise für sich nicht umsetzen. Entweder wurde der Call unmittelbar nach dem Daily beendet oder es fanden sich anschließend nur ein oder zwei Teammitglieder im offenen Raum. Die notwendige Einarbeitung neuer Kolleg:innen verlief schleppend und es kam wiederholt zu Sprints, in denen einzelne Stories nur „fast“ fertig wurden. 

Ein anderes Team, das von vielen im Unternehmen zu dieser Zeit als „Leuchtturm-Team“ wahrgenommen wurde, hatte offenbar einen noch intensiveren Weg gewählt. Als ich eines Tages in deren Online-Meeting-Raum kam, um kurz eine Frage zu stellen, fand ich alle Kameras und Mikrofone eingeschaltet. Ich entschuldigte mich für die Störung in ihrem Meeting. Sie betonten, dass sie im normalen Arbeitsmodus seien. Sie hätten die Erfahrung gemacht, dass eingeschaltete Kameras und offene Mikrofone das Gefühl von gemeinsamer Arbeit verstärken würden.
Für mich war das eine – zugegebenermaßen statistisch nicht haltbare, aber empirisch bemerkenswerte – Bestätigung dafür, dass Co-Location oder eine möglichst nahe Simulation davon äußerst hilfreich für eine erfolgreiche agile Teamarbeit sind. Ich möchte unterstreichen, dass die Gründe für Teamkrisen oder den positiven Lauf als „LeuchtturmTeam“ sehr vielschichtig sind und natürlich nicht auf einen einzigen Aspekt verkürzt werden können.

Was noch? 

Die Co-Location stand nicht allein. Viele andere Aspekte haben die Zusammenarbeit
innerhalb der Teams und mit den Kunden aus dem Home Office heraus begleitet. So haben wir unsere analoge Retro-Bibliothek (eine Sammlung von Flipcharts für die verschiedensten Retro-Formate) in Miro abgebildet. Damit können unsere Scrum Master Team-Retrospektiven durch wenige Klicks aus Templates zusammenstellen und die Ergebnisse anschließend direkt als PDF exportieren. Das Scrum-Onboarding neuer Kolleg:innen, das wir früher in Form der Scrum-Simulation „LEGO City“ durchgeführt haben, findet fast unverändert unter Verwendung von Minetest, einer Opensource-Variante von Minecraft, im digitalen Raum statt. Hierzu gibt es einen eigenen Blog-Artikel. Ein Whitepaper mit einer detaillierten Beschreibung des Formates und ausführlichen Erfahrungsberichten ist in Arbeit.

Um Menschen den Nutzen iterativen Vorgehens und die Wirkung von kontinuierlicher
Reflexion und Verbesserung vor Augen zu halten, nutzten wir das Ball-Point-Game, das wir inzwischen durch die digitale Variante „Haus vom Nikolaus“ abgelöst haben, die zu vollständig analogen Erkenntnissen führt.
Besonders wichtig war es für uns, Workshops mit unseren Kunden, in denen wir
Produktvisionen und initiale Backlogs erarbeitet haben, in die digitale Welt zu übertragen. Zu Beginn der Pandemie sagten viele Kunden diese Workshops aus Sorge um die Ansteckungsgefahr ab. Für uns war klar, dass jede Absage die Verschiebung eines Projektstarts oder die ausbleibende Verlängerung eines Budgets bedeutete. Darum haben wir intensiv an der Entwicklung und Durchführung von digitalen Varianten von Design Thinking Workshops, User Story Mapping und sogar EventStorming gearbeitet. Dabei war es besonders wichtig, den hohen Grad an kreativer Interaktion in die digitalen Formate zu überführen. Heute dürfen wir sagen, dass unsere Workshops zu gewohnt hochwertigen Arbeitsergebnissen führen und sich gleichzeitig hervorragenden Kunden-Feedbacks erfreuen. Miro war uns dabei eine sehr große Hilfe.

Evaluation 

Natürlich haben wir unsere neue Arbeitsweise sehr intensiv mit unseren Kunden
reflektiert. Dabei wurde deutlich, dass es keinerlei Klagen über nachlassende Produktivität gab. Im Gegenteil: Viele Kunden haben wahrgenommen, dass sich die Kommunikation mit dem Team merklich verbessert hat. Die digitalen Sprint-Boards haben insbesondere bei unseren Kunden die Transparenz gesteigert. Die interaktive Zusammenarbeit auf MiroBoards und die damit verbundene digitale Verfügbarkeit der Arbeitsergebnisse hat zu einer verbesserten Nachverfolgbarkeit von Anforderungen geführt. 

Auf der anderen Seite steht außer Frage, dass der Zusammenhalt zwischen den Kolleg:innen, der für slashwhy einen wesentlichen Bestandteil der Firmenkultur ausmacht, unter den fehlenden Kontakten an der Kaffeemaschine oder am Kicker gelitten hat. Das trifft natürlich in besonderer Weise für die Kolleg:innen zu, die während der Pandemie dazugestoßen sind. Darüber hinaus möchten wir die Home Office-Situation auch nicht verklären. Einige Kolleg:innen arbeiten und schlafen im selben Raum und haben längst nicht immer so optimale Arbeitsbedingungen, wie sie ihnen im Büro zur Verfügung stehen. Neben diesen physischen Einschränkungen bedarf auch der mentale Umgang mit der faktischen Vereinzelung einer aufmerksamen Betrachtung. Hier stößt die gelebte Fürsorge
unseres Unternehmens an Grenzen, die wir im „neuen Normal“ gerne wieder aktiver
wahrnehmen möchten.

Was also nehmen wir aus dieser Zeit mit? 

Zu allererst möchte ich die intensiven Lernerfahrungen, die wir machen konnten, weil wir ausgetretene Pfade verlassen mussten, nie wieder missen. Jenseits des „Das haben wir schon immer so gemacht“ warten unermessliche Möglichkeiten. Diejenigen
Unternehmen, die in diesen Raum vorstoßen und auch weiterhin dort unterwegs sind,
werden massive Wettbewerbsvorteile erschließen, sowohl am Markt als auch beim
Employer-Branding. Diese in der agilen Community weit verbreitete Binsenweisheit hat sich während der Pandemie spürbar manifestiert.
Das Arbeiten mit digitalen Projektmanagement-Tools hatte sich schon vor der Pandemie in vielen Teams durchgesetzt. Und überall dort, wo verteiltes Arbeiten – und sei es auch nur der Teil mit dem Kunden – erforderlich ist, stellen diese Tools eine große Bereicherung dar. Ich sehe hier Entwicklungspotential darin, die digitalen Repräsentationen von Roadmap, Product Backlog und Sprint-Board allzeit sichtbar zu machen und damit eine höhere Entsprechung zur Transparenz ihrer analogen Vorfahren herzustellen. Digitale Whiteboards möchte ich in meiner Arbeit zukünftig nicht mehr missen. 

Ich habe die Flexibilität und Vielseitigkeit dieser Tools so sehr zu schätzen gelernt, dass ich auch im Rahmen von Präsenzmeetings gerne darauf zurückgreife. Wir führen diese Formate derzeit unter dem Titel „Digitale Präsenzmeetings“ ein. Die Teilnehmer:innen sitzen zusammen in einem Raum. Damit entfällt die Schwelle der Video-Konferenz. Alle Teilnehmenden arbeiten mit ihren eigenen Rechnern und haben damit direkten und aktiven Zugriff auf die Arbeitsergebnisse, die gleichzeitig an der Leinwand gespiegelt werden. So bleibt die Interaktion hoch. Gleichzeitig können bei Bedarf auch Hygienekonzepte mit Abstandsregeln eingehalten werden. Die tausenden nicht-geklebten Post it Notes sind darüber hinaus auch noch bedeutend nachhaltiger.
Die wohl relevanteste und von sehr vielen Protagonist:innen unerwartete Erkenntnis
besteht darin, dass Home Office auch für Teams funktioniert. Wir müssen die Frage
beantworten, ob dieser Zustand zum „neuen Normal“ werden soll. Ich erwarte, dass es hier eine große Bandbreite unterschiedlicher Ausprägungen geben wird. Neben den Unternehmen, die auf den ersten Blick konservativ zu einem hohen Präsenzanteil
zurückkehren wollen, wird es diejenigen geben, die ihren Mitarbeiter:innen hier einen
großen Spielraum einräumen, bis hin zu Konzepten, die vornehmlich auf RemoteZusammenarbeit setzen, um unter anderem die Reichweite und die Chancen im Recruiting-Markt bestmöglich zu nutzen. 

Wir bei slashwhy streben eine Lösung mit höherem Präsenzanteil an, um den
Zusammenhalt und die Fürsorge zu fördern. Gleichzeitig wollen wir aktiv Anreize schaffen, damit unsere Kolleg:innen das Angebot eines Arbeitsplatzes im Office gerne nutzen und darin einen Mehrwert erkennen. Darüber hinaus werden die Teams die Freiheit haben, das Home Office als Option sehr flexibel in ihre eigenen Modelle zu integrieren. Es bleibt abzuwarten, wie sich dieses Konzept in der Praxis entwickelt.
Eine Herausforderung – nein: Anlass zu Inspiration – werden ganz besonders die auf uns zukommenden hybriden Meeting-Situationen darstellen. Vor der Pandemie bestand Einigkeit darüber, dass in einem Meeting entweder alle oder keine/r remote teilnehmen sollte. In der großen Bandbreite des „neuen Normals“ werden diese hybriden Situationen zur wiederkehrenden Routine werden. Ich bin zuversichtlich, dass der Lernpfad an dieser Stelle weitergehen wird und wir in nächster Zeit zunehmend mehr technische, raumplanerische und organisatorische Lösungen sehen werden, die diese Gegebenheiten optimal adressieren. Es müssen ja nicht gleich wieder Cubicles sein…

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