Wir können als Scrum Team unglaublich viel aus der Pandemie lernen, tun wir‘s?

 

Die Pandemie hat uns vieles abverlangt und uns gezwungen umzudenken und anders zu arbeiten. Damit wurden unsere Umgebungen einem Stresstest für Veränderungsfähigkeit und nachhaltiger Aufstellung unterzogen, aus der wir auch nach der Pandemie unglaublich viel mitnehmen können. Ganz unabhängig davon, dass heute trotz aller Beteuerungen vieles noch unklar ist, wie sich unsere Arbeit nach der Pandemie verändert und auch weiterentwickeln wird.

Gefühlt sind wir alle Corona-Müde und wollen einfach, dass es weitergeht. Dabei laufen wir aber meiner Meinung nach Gefahr, diese Lern- und Verbesserungschancen aus dieser Müdigkeit leichtfertig abzutun. Mit dieser Folge möchte ich einen Anstoß geben, die Erfahrungen sinnvoll aufzugreifen.  

Corona war für viele Teams und Organisationen ein echter Stresstest und Menschen tun sich mit Veränderungen meist am Anfang schwer. Für die meisten Teams und Organisationen die ich kenne, war der Anfang der Pandemie eine Zäsur.

Wir waren gezwungen anders zu arbeiten. Was es spannend macht sich nochmal bewusst zu machen, was ist remote anders und welche Probleme legt diese andere Arbeitsweise offen. Ehrlich gesagt, bin ich dabei der Meinung, dass die meisten Probleme die während dieser Pandemie so drängend und offenkundig wurden, eigentlich schon vorher da waren. In der Remote Arbeit wurden sie halt nur so groß, dass man diese nicht einfach ignorieren konnte. 

Was aber auch heißt, dass ganz unabhängig davon, ob ihr auch nach der Pandemie weiter remote arbeitet, eine Mischung zwischen remote und Präsenz findet oder wieder ganz ins Büro zurückkehrt, es Sinn macht dies nochmal näher zu reflektieren. Spannend ist aber nicht nur, dass wir gefordert waren anders zu arbeiten, sondern wie unerwartet uns diese Veränderung mit einer großen Wucht traf.

Ich meine ich erinnere mich noch gut daran, wie ich mit Agile Coach Arnab Gupta aus Yokohama im Februar gesprochen hatte. Er berichtete mir, dass sie in Japan für mehrere Wochen die Schulen komplett geschlossen hatten. Das klang für mich damals unglaublich weit weg und ich konnte mir kaum vorstellen, dass wir nur einige Wochen später genau dasselbe tun werden. Aber so ging es ja nicht nur mir 😉 

Seitdem ich 1999 angefangen habe Software zu entwickeln, kann ich mich an kein Ereignis erinnern, was uns in der Breite so gefordert und unser Arbeitsverhalten so verändert hat. Wobei es uns ja auch schonungslos gezeigt hat, wie gut wir aufgestellt sind, um mit solchen Veränderungen umzugehen. Was es so wertvoll macht hier zurückzuschauen und sich zu fragen, inwieweit wir aufgestellt sind intern und wie wir uns vorab auf tiefgreifende Veränderungen einstellen können. Weswegen ich diese Folge hier mit drei Fragestellungen zu diesem Thema schließen möchte.

Remote Arbeit ist anders!

Manche verfluchen es, remote zu arbeiten, andere empfinden es als unglaubliche Bereicherung. Worauf wir uns aber alle einigen können ist, dass remote Arbeit sich an vielen Stellen von der Präsenzarbeit unterscheidet. 

Bevor man einmal tiefer schaut, welche Probleme durch die Remote Arbeit sichtbar und drängend werden, macht es aus meiner Sicht einmal Sinn inne zu halten und sich bewusst zu werden, was alles anders ist. Es gibt ja nicht nur Einschränkungen, sondern auch viele neue Chancen & Möglichkeiten aus der Remote Arbeit. 

Schließlich ergibt sich ein Teil der Probleme in der Remote Arbeit aus der mangelnden Aufstellung zu der neuen Situation und ein anderer Teil der Probleme war schon vorher da, wird aber in der Remote Arbeit akuter und somit sichtbarer.

Folgende Punkte stechen für mich als die größten Unterschiede heraus:

Hier meine ganz persönliche Sicht, was an Remote anders ist, als bei der Arbeit vor Ort. Ich vermisse in meinen Begleitungen extrem den spontanen informellen Austausch an der Kaffeemaschine. Gerade deshalb, um Kritiker mit einzubinden und das Eis vielleicht etwas zu brechen.

Auch die Art wie wir heute Chats benutzen finde ich spannend. Natürlich ist es toll, dass wir in Teams, Slack & Co. unsere Channels haben, um uns direkt zu informieren und auszutauschen. Auch in Meetings und Workshops nutze ich gerne die Chats als zweiten Kanal, neben der Video und Audio Interaktion. Wobei es eben so auch heute möglich ist, dass sich Leute neben dem Meeting untereinander austauschen und abstimmen, statt dies offen und transparent mit allen anderen Teilnehmern zu machen.

Ganz allgemein haben wir in der Remote Arbeit ganz neue Möglichkeiten, uns der Arbeit zu entziehen. Wir können den Bildschirm ausmachen und nur physisch anwesend sein. Ich habe von einigen auch gehört, dass sie es ganz praktisch finden, wenn bestimmte Sessions remote stattfinden, weil dann können sie nebenher noch einige dringende Sachen erledigen. 

Was mich überrascht hat ist, dass es auch Remote möglich ist interaktiv und engagiert zusammen zuarbeiten. Über 50% der Teilnehmer meiner Trainings, die erst ein Vorort Training und dann ein Remote Training gemacht haben, fanden mein Remote Training besser. Wie ich mit diesem Feedback umgehen soll, wo doch jetzt der Ruf nach Präsenztrainings und Workshops zunimmt, weiß ich ehrlich gesagt noch nicht. Ich werde bis auf weiteres meine öffentlichen Scrum Master und Product Owner Trainings auch weiter Remote durchführen, weil ich es näher an der Lebenswirklichkeit und dem Tooling der Teilnehmer sehe.

Für mich haben hier die elektronischen Tools an sehr vielen Stellen die Arbeit mit Papier und Post-Its den Rang abgelaufen. Deswegen habe ich im letzten Jahr die Podcast-Folge “RIP Papier Board” aufgenommen, weil nach meiner Erwartung Papierbasierte Taskboards nicht wieder zurückkehren werden. Wobei ich in einem Offsite natürlich gerne auf Post-Its & co zurückgreife. In vielen anderen Situationen schätze ich die Flexibilität, die sich aus den elektronischen Tools ergeben. 

Das ich mich dort verändert habe ist mir deutlich geworden, als ich mit einem anderen Agile Coach aus dem Norden von Hamburg etwas aushecken wollte. Er hatte vorgeschlagen, dass wir uns besser treffen und dann mit Post-Its das mal aufarbeiten. Natürlich geht nichts darüber etwas von Angesicht zu Angesicht zu machen, aber ist es das wirklich Wert im Vergleich zu der Fahrzeit? 

Ich wohne ja hinter Buxtehude und da fahre ich schon mal locker eine Stunde. In diesem Fall hatte ich genauso viel Zeit im Auto verbracht, wie wir zusammen das Thema ausgearbeitet haben. Böse gefragt, um wie viel besser muss denn die Zusammenarbeit sein, dass sich dies lohnt. Wobei natürlich das direkte treffen auch immer ein Investment ist, um Vertrauen aufzubauen, aber trotzdem kam bei mir diese Frage auf. Was mich aber wirklich gestört hat ist, dass wir früher wunderbar mit Post-Its gearbeitet haben und am Ende haben wir das Ergebnis dann abfotografiert und das war echt eine Hürde, um das Thema aufbauend weiter zu treiben. Da finde ich ein elektronisches Whiteboard oder ein Google-Dokument weitaus leichter aufzugreifen und weiterzuentwickeln mit mehreren Personen.

Mit den passenden Werkzeugen können wir ja auch sehr flexibel arbeiten, wenn wir es brauchen. Beispielsweise nutze ich digitale Whiteboards als Startpunkt, um Kanban-Systeme und Product Backlogs aufzubauen. Deren Freiheitsgrade geben uns die Möglichkeit, für uns selber zu lernen, was wir brauchen und mit dieser Erfahrung kann man dann passende Tools, wie Jira & co auswählen und vor allem aus den Erfahrungen nach den eigenen Bedürfnissen konfigurieren.

Der einzige Punkt, den ich an der Arbeit im Büro mit Papier und Wänden vermisse ist die Präsenz dieser Informationen. Hatte man zentrale Informationen als sogenannte Radiatoren an der Wand, waren diese auch in der Organisation präsent und wurden entsprechend aufgegriffen. Diese Präsenz fehlt mir bei den elektronischen Tools, ganz egal mit wie vielen Mails sie mir meine Inbox zu spammen 😉

Das wären so die Punkte die ich hier aktuell sehe. Die Liste ist subjektiv und bestimmt auch nicht vollständig. Mich würde hier interessieren welche weiteren Punkte du siehst. Falls ihr eine wissenschaftliche Studie kennt, die das Thema analytisch und profunder verarbeitet, schickt mir diese gerne zu. Je bewusster wir uns sind, was hier anders ist, umso besser können wir die Erfahrungen remote einordnen und je besser können wir unsere zukünftige Arbeit ausgestalten.

Welche Probleme werden Remote deutlicher?

Nach meinem Eindruck hat die Remote Arbeit kaum neue Probleme geschaffen, es hat vor allem Problemfelder, die vorher schon da waren sichtbarer gemacht und uns die Möglichkeit genommen diese zu kompensieren.

In vielen Organisationen leidet das Zusammengehörigkeitsgefühl unter der Remote Arbeit, oder besser es fehlen die früheren Anreisen, die in der Arbeit vor Ort auf das Zusammengehörigkeitsgefühl entstanden sind. Wobei für mich der zentrale Faktor, um ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu schaffen, die gemeinsame enge Zusammenarbeit ist und dem Stolz gemeinsam ein tolles Ergebnis zu schaffen. Wenn ihr jetzt den Eindruck habt, dass euer Zusammengehörigkeitsgefühl und die Identifikation mit der Arbeit abgenommen hat, dann stellt sich die Frage, was eurer Arbeitsumgebung fehlt.

• Sind eure Teams ein gutes Team, die in enger Zusammenarbeit tolle Ergebnisse schaffen, oder eher eine Gruppe von Individualisten, die in ihrem Sprint nebeneinander her arbeiten? 
• Können alle Beteiligten nachvollziehen, welchen Wert ihre Arbeit im Zusammenspiel liefert oder begrenzt sich der Blick auf fragmentierte einzelne Komponenten? 
• Muss man als Gruppe Verantwortung für die Arbeit übernehmen und gemeinsam seine Umgebung ausgestalten oder ist man hier mehr fremdgesteuert?

Ich kenne einige Organisationen die schon immer Remote gearbeitet haben und die haben kein Problem mit einem fehlenden Zusammengehörigkeitsgefühl, aber die sind halt schon bei solchen Punkten deutlich besser aufgestellt. Genauso stellt sich mir die Frage, wenn sich Leute darüber beschweren, dass sich Mitarbeiter bei ihnen Remote ständig entziehen. Da gibt uns die Remote Arbeit über das Ausschalten der Kamera in Meetings hinaus ganz wunderbare Möglichkeiten. Wobei ich mich frage, ob das Problem ist, dass Mitarbeiter die Möglichkeit nutzen, sich zu entziehen oder was dies über die Motivation in der Umgebung aussagt. 

In einem Scrum Team, in dem man sich darüber beschwert, dass sich Mitarbeiter entziehen, würde ich davon ausgehen, dass hier strukturell eher einiges im Argen liegt. Da macht man es sich aus meiner Sicht zu leicht, einfach nur über die Mitarbeiter zu schimpfen, die sich da entziehen. Das man Remote in der Zusammenarbeit einige Punkte klarer abstimmen muss, die sich in einem physischen Raum irgendwie ergeben hätten, war mir auch erst durch Corona klar geworden.

Im ersten Moment kann man dies sicherlich als einen Vorteil sehen, wenn man in einem Raum arbeitet und ich kann mir in einem anspruchsvollen Vorhaben auch vorstellen, dass es auch heute noch einfacher von der Dynamik und Interaktion ist, mal kurz was über den Tisch rufen zu können und mit einem Ohr mitzubekommen, was die anderen machen. Auf den zweiten Blick, sehe ich dies aber dann doch etwas kritischer, weil man nicht bewußt bestimmt, wie man etwas genau macht und da auch gerne die alte Arbeitsweise im Sprint fortsetzt.

Beispielsweise haben sich viele Scrum Master zum Anfang der Pandemie gefragt: Wie soll ich denn meinen Job machen, wenn ich nicht sehe wie das Team interagiert? Viele Scrum Master haben vor Ort die Interaktion des Teams im Blick gehabt und bei Bedarf interveniert. Mit Remote ist dies so nicht möglich. Was letztlich auch gut ist! Schließlich agiert ein Scrum Master, der immer und überall das Team im Blick hat, schnell übergriffig und kontrollierend. Mich erinnert dieses Verhalten eher an einen Vorarbeiter, der schaut, dass seine unselbstständigen Mitarbeiter, die Sache ordentlich machen. Im Gegensatz zu jemandem, der mit mündigen Team Mitgliedern interagiert, welche gemeinsam auch wirklich Verantwortung übernehmen können und sollen.

Dadurch, dass diese Möglichkeit einzugreifen entfällt, muss man sich sehr viel genauer mit dem Scrum Team & dem Umfeld absprechen, wo man sich Unterstützung von uns, als Scrum Master wünscht und uns bei Bedarf hinzuzieht. Mit passendem Mandat und einem Scrum Team, was den Vorteil sieht sich durch einen Scrum Master unterstützen zu lassen, ist dies ja kein Problem. Bei allen anderen Dynamiken wird hier wieder eine spannende Dysfunktion deutlich.

Genauso ist es aber auch mit den Entwicklern im Sprint und wie sie Verantwortung übernehmen. 

• Wann sprechen wir uns zu Themen ab?
• Wie sorgen wir dafür, dass die richtigen Informationen auch ankommen, statt darauf zu hoffen es nebenher im Teamraum mitzubekommen?
• Wie unterstützt man sich gegenseitig und schaut, dass keiner mit seinem Problem allein gelassen wird und damit aus seiner Entscheidung heraus, den Sprint gefährdet?
• Etc.

Man muss sich remote sehr viel expliziter und damit auch bewusster abstimmen, mit der  Zusammenarbeit und gerade diese bewusste Abstimmung sehe ich immer mehr auch als eine riesige Chance eine bessere Scrum Umgebung zu schaffen.

Meine Begeisterung, was durch die richtigen Tools möglich ist, habe ich ja vorhin schon geteilt. Blöd nur, wenn ihr in einer Umgebung arbeitet, wo diese Tools nicht zur Verfügung stehen, oder sogar deren Nutzung ausdrücklich untersagt ist. Das kann schon sehr frustrierend sein, ist aber eben auch ein klarer Indikator dafür, wie gut eure Umgebung seine Teams unterstützt, um effektiv zusammenarbeiten zu können und ihren Job machen zu können. Da liegt in vielen Firmen noch einiges im Argen und ich würde mir wünschen, dass mehr Firmen ihre Mitarbeiter dazu mal ehrlich befragen würden, ob sie passende Werkzeuge haben, um auch aus der Distanz effektiv zusammenzuarbeiten. Oder, ob hier mehr Freiheitsgrade oder zumindest bessere Toolings für die kritischen Bereiche bereitgestellt werden sollten.

Das sind die Bereiche, wo ich besonders aus der Remote Arbeit, Dysfunktionen und Probleme sehe, die vermutlich auch schon vorher da waren. Eine Umgebung, die nicht die passenden elektronischen Werkzeuge bereitstellt, wird ja auch schon vorher eher sperrig in ihrer Unterstützung der Teams gewesen sein. Es wird halt nur so deutlich sichtbarer. Aber genau deswegen, finde ich die letzten zwei Jahre auch so spannend, da es uns viele Hinweise gibt, wo wir uns gemeinsam verbessern können.

Wie schnell sind wir in der Lage unsere Arbeit umzustellen?

Aber das wir gezwungen waren in vielen Organisationen über einen längeren Zeitpunkt remote zu arbeiten, ist nur der eine Teil dessen, woraus wir bei Corona lernen können. Mindestens genauso spannend finde ich, was wir aus dem Anfang der Pandemie lernen können. Schließlich kam der erste Lockdown ja für die meisten von uns eher überraschend und brachte die Notwendigkeit mit sich, sich sehr schnell auf die neue Situation einstellen zu müssen.Viele Organisationen haben gelernt, dass sie im Zusammenspiel und aus der Dringlichkeit großartiges leisten können und andere haben gelernt, wie sie sich mit einer solchen Herausforderung schwer tun. Mein Eindruck war, dass dabei gut aufgestellte Scrum Teams und agile Organisationen sich deutlich leichter mit der Situation taten als andere.Was ja auch logisch ist:

• Ein Scrum Team übernimmt gemeinsam Verantwortung für seine Umgebung, weiß warum sie gerade wie arbeiten und kann dadurch gemeinsam schnell nachjustieren
• Die Idee des Sprints ist es, unter hoher Dynamik Annahmen festzustellen und diese auch einfach mal durchzuziehen. Gerade in den ersten Wochen, wo man nicht wußte was kommt, war dieser Mechanismus gut gelebt und gold wert und hat geholfen “Ok wir gehen jetzt erstmal in den nächsten Sprint mit X und schauen wie es läuft.”
• Und selbst wenn es schief läuft, weiß ein Scrum Team, wie es in dieser Situation aus dieser Erfahrung lernt.
• Aber auch das Umfeld ist so aufgestellt, klare Orientierung zu geben was gerade gilt, Freiheitsgrade explizit zu benennen und bedarfsgerecht zu unterstützen.

Wer eine solche Umgebung hatte konnte sich glücklich schätzen und manche haben mir berichtet, dass sie selbst überrascht waren, wie leicht der Umstieg auf Remote Arbeit für sie war. Mein Eindruck ist, dass in vielen Organisationen gerade unglaublich viel in Bewegung ist und die Chance da ist, jetzt viel aus diesen Erfahrungen zu lernen und dies in die Gestaltung der Organisation und der Teams mit einzubringen. Man darf dabei aber nicht zu hart zu einander sein. Schließlich ist dies unsere erste Pandemie und diese Ausnahmesituation hat uns an verschiedenen Stellen an und über unsere Grenzen gebracht. Aber genau deswegen ist es ja so spannend sich auch mal zu hinterfragen, wie wir agiert haben und was wir aus dieser Extremsituation an Erkenntnisse für die weitere Gestaltung unserer Arbeit ziehen.

Als Scrum Team würde ich mich ganz grundsätzlich fragen:

• Wie gut wart ihr als Team in der Lage euch zusammen zu raufen, um euch schnell auf diese neue Situation einzustellen?
• Wo standet ihr euch eher im Weg? Wo habt ihr euch gut unterstützt?
• Wo habt ihr Leute abgehängt und in der Dynamik verloren?
• Wie hat jeder diese besondere Situation mit unterstützt und sich mit eingebracht?
• Welche Verhaltensmuster haben euer handeln bestimmt?
• Hat sich das Vorgehen bewährt und was würdet ihr beim nächsten Mal anders machen?

Hier gibt es keine ideologische Antwort, dass nur wenn alle sich eingebracht haben, alles gut ist. Es kann auch sein, dass ihr sagt, bei dieser hohen Dynamik, war es so, dass einige vorangegangen sind und andere die Entscheidung getroffen haben diese zu unterstützen. Auch das gehört zu der Arbeit in guten Scrum Teams dazu. Wir nehmen die Leute, die anderen gefolgt sind nur nicht aus der Verantwortung, so dass wenn es nicht funktioniert man gemeinsam nachsteuert. Genauso stellt sich gerade in größeren Organisationen die Frage, wie ihr euch von eurem Umfeld in der Situation unterstützt gefühlt habt.

• Hat sich eure Führung zurückgezogen, um nichts falsch zu machen?
• Habt ihr die notwendigen Freiheitsgrade bekommen, um selbst schnell eine passende Lösung zu bekommen?
• Habt ihr die notwendige Rückendeckung bekommen?

Verrückte Zeiten in denen wir gezwungen waren uns umzustellen und es war bestimmt nicht die letzte Herausforderung, die uns beschäftigt hat. Veränderung ist die einzige Konstante im Leben und wir müssen sie positiv begrüßen und lernen sie für unseren Fortschritt zu nutzen

Danke

Euer Ralf 😉