Das Wichtigste in Kürze
- Visualisiere ungeplante Arbeit physisch, z.B. mit einem eigenen Bereich auf dem Taskboard. Sichtbarkeit ist der erste Schritt, um das Problem gemeinsam anzugehen.
- Der Product Owner sollte nicht zum alleinigen Flaschenhals werden. Bündele Kanäle und etabliere klare Prozesse, damit das Business-Anliegen das Team auf strukturiertem Weg erreicht.
- Schütze den Sprint, indem du das Business in die Lösung einbindet. Zeige transparent die Auswirkungen von Unterbrechungen auf und entscheidet gemeinsam über Prioritäten.
- Betriebliche Störungen sind eine Realität. Der Ansatz ist nicht, sie komplett zu verbieten, sondern sie zu kanalisieren und ihre Auswirkungen auf das Sprint-Ziel bewusst zu managen.
Worum es geht
Jedes Scrum-Team kennt diese Situation: Der Sprint ist geplant, das Ziel klar – und dann kommt ungeplante, "dringende" Arbeit herein. Ein Bug hier, eine dringende Business-Anfrage dort. Diese Unterbrechungen zerstören den Fokus, überlasten Teammitglieder und gefährden das, was man sich eigentlich vorgenommen hat.
Das Problem ist nur: Diese Arbeit verschwindet oft in privaten Chats, E-Mails oder direkt beim Product Owner. Für das Team als Ganzes bleibt sie unsichtbar, während der Druck steigt. Wie schafft man es also, diese Dynamik zu durchbrechen?
In diesem Gespräch mit Cosima Laube geht es nicht um theoretische Ideale, sondern um ganz praktische Hebel: Wie macht man ungeplante Arbeit für alle sichtbar? Wie entlastet man den Product Owner als einzigen Kanal? Und wie bezieht man das Business so ein, dass gemeinsam entschieden wird, was wirklich dringend ist?
Für wen?
Für wen?
Diese Episode spricht alle an, die im Scrum-Kontext mit der Realität ungeplanter Arbeit kämpfen. Sie bietet konkrete, umsetzbare Tipps jenseits des theoretischen "Sprints sollten ungestört sein"-Ideals.
Besonders wertvoll, wenn du:
- Als Scrum Master spürst, dass dein Team ständig aus dem Flow gerissen wird und du nach praktischen Werkzeugen suchst, um dies zu visualisieren und zu adressieren.
- Als Product Owner das Gefühl hast, nur noch als "Firewall" oder Ticketannahme zu fungieren und du Wege suchst, den Input zu kanalisieren und das Business besser einzubinden.
- Als Teammitglied immer wieder für "Quick Wins" aus dem Sprint gerissen wirst und du eine strukturiertere Herangehensweise an diese Unterbrechungen herbeisehnst.
Episoden-Insights
1. Sichtbarkeit schaffen ist der erste, entscheidende Schritt
Ungeplante Arbeit, die im Verborgenen abgewickelt wird, kann nicht gemeinsam gemanagt werden. Der konsequente Tipp ist daher, ihr einen physischen Ort zu geben – etwa einen eigenen Bereich auf dem Taskboard oder eine spezielle Spalte mit Post-its. Was für alle sichtbar ist, wird zum gemeinsamen Problem des Teams und des Business, das gelöst werden muss. Das nimmt den Einzelnen aus der Schusslinie und schafft eine Basis für transparente Diskussionen.
"Mach die ungeplante Arbeit sichtbar und wenn es geht, echt physisch."
2. Den Product Owner als Flaschenhals entlasten
Häufig läuft jede dringende Anfrage direkt beim Product Owner zusammen. Das überlastet ihn und macht ihn zum alleinigen Filter. Eine bessere Struktur ist es, Kanäle zu bündeln und klare Wege für das Business zu schaffen, wie Anliegen eingereicht werden. So wird der PO vom menschlichen "Ticket-System" zum Moderator eines sichtbaren Prozesses, der die Auswirkungen verschiedener Anfragen auf das Sprint-Ziel mit dem Business bespricht.
3. Das Business in die Verantwortung einbinden
Das Ziel ist nicht, das Business auszusperren, sondern es einzubinden. Wenn ungeplante Arbeit sichtbar ist und ihre Auswirkungen auf das Sprint-Ziel klar werden, kann eine fundierte Entscheidung getroffen werden: Ist diese neue Aufgabe so wichtig, dass wir das geplante Sprint-Ziel verschieben oder anpassen? Diese Priorisierungsentscheidung wird dann nicht mehr vom Team allein getragen, sondern gemeinsam mit den Stakeholdern getroffen. Das schützt das Team und schafft realistische Erwartungen.
"Es ist wichtig zu gucken... was kann man dann außerhalb noch machen, jetzt in dem Fall wäre es die Zusammenarbeit mit dem Kunden noch besser zu gestalten."
Dein nächster Schritt
Die Praxis zeigt: Der Umgang mit ungeplanter Arbeit ist eine wiederkehrende Herausforderung. Für mehr konkrete Tipps und Insights aus der agilen Praxis, die dir helfen, dein Team zu schützen und effektiver zu machen.
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