Hilfe, mein Product Owner wird zum Bottleneck!

Worum es geht

Situation: In agilen Teams ist der Product Owner (PO) eine Schlüsselrolle, verantwortlich für das "Was" – also die Wertmaximierung des Produkts und die Priorisierung der Arbeit. Idealerweise sorgt er für einen stetigen Flow wertvoller Features.

Komplikation: Was aber, wenn aus dieser zentralen Rolle plötzlich der größte Engpass wird? Das Team steht regelmäßig, weil der PO nicht erreichbar ist, keine klare Auskunft geben kann oder Entscheidungen verzögert. Der agile Flow und die Wertschöpfung kommen ins Stocken.

Frage: Woran erkennt man, dass der PO zum Flaschenhals wird? Was sind die tieferliegenden, strukturellen Ursachen – jenseits von individueller Überlastung? Und vor allem: Welche konkreten Hebel haben der PO selbst, das Team und die Führung, um diese Blockade effektiv aufzulösen?

Für wen?

Episoden-Insights

1. Drei praktische Indikatoren für den PO-Bottleneck

Es gibt drei konkrete, beobachtbare Anzeichen, die auf einen Product Owner als Engpass hindeuten. Erstens: fehlende Verfügbarkeit. Das Team muss regelmäßig auf Antworten oder Entscheidungen warten, weil der PO nicht erreichbar ist. Zweitens: kein Ausblick. Für das Team ist nicht transparent, was nach dem aktuellen Sprint kommt, was Planungsunsicherheit schafft. Drittens: langsame Umsetzung. Neue, wichtige Ideen brauchen ewig, bis sie im Backlog und schließlich im Sprint landen. Diese Symptome zeigen: Der Workflow ist unterbrochen.

"Die Aufgabe eines Product Owners ist es dabei zu ermöglichen, dass wir in der Lage sind, mit der Fachseite zu reden, aber nicht der einzige Punkt ist, der mit der Fachseite reden kann."

2. Die Ursachen sind meist systemischer Natur

Versteht mich nicht falsch – oft liegt es nicht an mangelndem Einsatz der Person. Das Problem ist nur: Die wahren Gründe sitzen tiefer. Typische Ursachen sind ein unklares oder zu schwaches Mandat des POs, sodass er keine verbindlichen Entscheidungen treffen kann. Dazu kommt die fehlende Einbindung des fachlichen Umfelds (Stakeholder), was den PO zum alleinigen Kommunikationskanal macht. Und schließlich ein mangelnder Rückhalt im Team, das sich aus der Verantwortung für das "Was" zurückzieht. Hier muss man ansetzen.

3. Die Lösung erfordert Handeln auf mehreren Ebenen

Was ich konsistent beobachte ist, dass erfolgreiche Entschärfung des Bottlenecks rollenübergreifendes Handeln erfordert. Der Product Owner muss sein Mandat klären, Fokus auf die wertschöpfenden Aktivitäten legen und Transparenz schaffen. Der Scrum Master oder Coach sollte den PO aktiv unterstützen, Prozesse entlasten und als Spiegel dienen. Und das Team muss sich wieder als mitverantwortlich für das Produkt und die Kommunikation mit den Stakeholdern verstehen. Es geht um bessere Produkt-Ownership, nicht nur um eine Person.

"Ein guter Product Owner kann nur so gut sein, wie er sich mit seinem Scrum-Team eingespielt hat."

Dein nächster Schritt

Kommt dir das bekannt vor? Lasst uns mal gemeinsam abgleichen, ob die beschriebenen Indikatoren auch in Ihrem Umfeld zutreffen. In einem unverbindlichen Strategiegespräch analysieren wir die konkrete Situation und finden die passenden Hebel für Ihr Team.