Das Wichtigste in Kürze
- Erfasse sichtbar: Nutze physische "Pink Posts" oder digitale Kanäle, um JEDE ungeplante Anfrage im Sprint für alle sichtbar zu machen – das schafft die notwendige Grundlage.
- Analysiere die Ursachen: Werte regelmäßig aus, WOHER die Störungen kommen (z.B. Support, andere Abteilungen, Produktmanagement) und WIE VIEL Kapazität sie binden (oft 40% oder mehr).
- Setze klare Limits: Vereinbare mit deinem Umfeld ein realistisches Kontingent für ungeplante Arbeit pro Sprint, um den Fokus auf geplante Ziele zu schützen.
- Führe die richtigen Gespräche: Nutze die gesammelten Daten als neutrale Faktenbasis, um mit Stakeholdern und Führungskräften über Kapazitäten und Prioritäten zu sprechen.
Worum es geht
Versteht mich nicht falsch: Der Anspruch in Scrum ist ein geschützter Sprint, in dem das Team fokussiert an einem festgelegten Ziel arbeiten kann. Die Realität in den meisten Organisationen sieht aber anders aus.
Was ich konsistent beobachte ist: Ein extrem hoher Druck, Dinge schnell zu ändern oder anzupassen. Marketing braucht spontan eine Landingpage, der Support hat eine dringende Anfrage, die Geschäftsführung will "ganz kurz" etwas wissen. Diese Dynamik kracht mit der Idee des geschützten Sprints zusammen.
Das Ergebnis? Teams verlieren ihren Fokus, werden ständig unterbrochen und schaffen ihre geplanten Ziele nicht. Das führt zu Frustration, Konflikten und dem Gefühl, nur noch zu reagieren, anstatt zu gestalten. In dieser Episode geht es nicht um dogmatische Regeln, sondern um einen pragmatischen Weg aus diesem Dilemma: Wie schafft man schrittweise Klarheit und stabile Bedingungen – durch systematische Transparenz.
Für wen?
Für wen?
Diese Episode ist besonders wertvoll, wenn du:
Besonders wertvoll, wenn du:
- Als Scrum Master oder Agile Coach das Gefühl hast, dein Team ständig gegen Störungen zu verteidigen, aber nach besseren Argumenten suchst.
- Als Product Owner im Spannungsfeld zwischen stakeholder requests und deinem Backlog steckst und transparente Priorisierungsentscheidungen treffen musst.
- Als Teammitglied frustriert bist, weil du deine geplanten Tasks nie zu Ende bringst und nach einer Methode suchst, dies sichtbar zu machen.
Episoden-Insights
1. Transparenz ist der erste und mächtigste Schritt zur Lösung
Das Hauptproblem ist oft nicht die ungeplante Arbeit selbst, sondern dass sie unsichtbar und ihr Ausmaß unbekannt ist. Der erste Schritt ist daher eine lückenlose Erfassung. Jede Anfrage, jedes "kurze Mal", jeder Kontextwechsel wird sichtbar gemacht – etwa mit einem pinken Zettel (Pink Post) im Teamraum oder einem dedizierten digitalen Channel.
"Wenn man so etwas sieht [...] dann habt ihr aus dieser Transparenz eine ganz andere Klarheit, eine ganz andere Kraft."
Diese Sichtbarkeit nimmt dem Problem die Emotionalität. Es geht nicht um Schuldzuweisungen ("Wer stört uns schon wieder?"), sondern um eine neutrale Faktenlage, auf der man aufbauen kann.
2. Daten ermöglichen echte Gespräche mit dem Umfeld
Sobald du über einen längeren Zeitraum (z.B. 3-4 Sprints) erfasst hast, kannst du Muster analysieren: Kommen 50% der Störungen aus dem Support? Bindet ungeplante Arbeit regelmäßig über 40% der Teamkapazität? Diese Daten sind unschätzbar wertvoll.
Plötzlich kannst du mit dem Product Owner, mit Fachbereichen oder der Führungsebene konkret sprechen: "Schaut her, das ist das Volumen, das uns aktuell vom Backlog wegnimmt. Welche dieser Themen ist wichtiger als das geplante Sprint-Ziel?" Die Diskussion wird sachlich und lösungsorientiert.
3. Setze realistische Limits und schütze den Fokus
Die Analyse führt nahtlos zum nächsten Schritt: der Limitierung. Anstatt jede Anfrage anzunehmen, vereinbart das Team gemeinsam mit seinen Stakeholdern ein realistisches Kontingent für ungeplante Arbeit pro Sprint – zum Beispiel 15% der Kapazität.
"Es geht nicht darum, irgendwie einen anderen Bereich in die Pfanne zu hauen. Es geht einfach nur darum, dass wir eine Transparenz, eine konkrete, eine Klarheit schaffen wollen."
Dieses Limit muss kommuniziert und eingehalten werden. Ist das Kontingent voll, müssen bewusste Entscheidungen getroffen werden: Wird etwas Geplantes aus dem Sprint genommen oder die neue Anfrage abgelehnt? Dies schützt die Planbarkeit und die psychologische Sicherheit des Teams.
Dein nächster Schritt
Die systematische Erfassung ist der Hebel für Veränderung. Du willst direkt starten, weißt aber nicht genau wie?
Praktische Checkliste: Ungeplante Arbeit erfassen & steuern
Lade dir unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung herunter. Mit konkreten Vorlagen für die Erfassung, Auswertungsfragen und Formulierungshilfen für die Gespräche mit deinem Umfeld.
Checkliste herunterladen →Ressourcen
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