Der Scrum Master als Facilitator | Meeting-Facilitation Kompetenz | Episode 135

Effektive Meetings & Workshops? Der Scrum Master als Facilitator. Dreiklang der Kompetenzen: Prozessdesign, Methoden, Haltung. Episode #135.

🎧 Podcast-Episode: Dieser Artikel basiert auf Episode #135: Der Scrum Master als Facilitator.

Ein guter Scrum Master hilft seiner Umgebung dabei, Scrum zu nutzen, um Herausforderungen zu meistern. In diesem Artikel gehen wir auf den Scrum Master als Facilitator ein – eine Kernkompetenz für effektive Zusammenarbeit in Meetings und darüber hinaus.

Die Herausforderungen produktiver Zusammenarbeit

Was passiert, wenn eine Besprechung oder eine Zusammenarbeit nicht effektiv gelaufen ist?

Typische Dysfunktionen:

  • Wir verlieren uns im erstbesten Thema
  • Wir behandeln die Themen zu oberflächlich und verpassen den Kern
  • Wir lassen den/die reden, die was zu sagen haben, und nicken
  • Wir ignorieren aufkeimende Konflikte
  • Wir lassen die Diversität der Meinungen nicht zu
  • Wir arbeiten ausschließlich mit dem Verstand
  • Wir arbeiten hart, bloß kein Spaß und schon gar nicht Freude an der Arbeit!
  • Wir lassen den inhaltlichen Druck und die Sachzwänge den gesamten Raum einnehmen

Warum entstehen diese Dysfunktionen?

Viele Dysfunktionen entstehen, da sich alle nur inhaltlich einbringen und keiner auf die Herangehensweise und Struktur der Zusammenarbeit schaut.

Dies ist natürlich begründet: Jeder ist fokussiert auf seine inhaltlichen Steckenpferde und Verantwortlichkeiten. Dabei ist es unglaublich schwer, auch noch die Meta-Ebene im Blick zu behalten.

Zusätzlich ist der Anspruch an das Entwicklungsteam, sich selbst zu organisieren und sich aktiver in die Gestaltung der eigenen Arbeit einzubringen, aufgrund anderer Arbeitsweisen hochgradig ungewohnt.

Die Konsequenzen:

Dies führt in vielen Meetings und Workshops zu:

  • Vertagten Themen
  • Wenigen brauchbaren Ergebnissen
  • Steigender Frustration

Dadurch ist das Image der Workshops und Meetings recht schlecht. Ein berühmtes Zitat der Zeitschrift "brand eins" lautet:

"Raus aus dem Workshop, ran an die Arbeit!"

– als ob der Workshop keine Arbeit ist?! Auch in sehr kurzer Zeit sind durch wirkungsvolle Moderations-Skills gute Ideen und Entscheidungen möglich.

Die Business-Konsequenzen:

Das schlechte Image der Meetings und die vielen ergebnislosen Workshops führen zu:

  • Verärgerten Managern
  • Unzufriedenen Kunden
  • Umsatzeinbußen
  • Verlust der Attraktivität des Unternehmens auf dem Markt

Somit bekommt Facilitation eine wichtige Rolle im Alltag jeden Unternehmens – und ist nicht nur für Scrum Master, sondern für jeden, der mit Menschen und Gruppen arbeitet, eine Kernkompetenz.

Was ist ein Facilitator?

Ein Facilitator – das sagt der Name schon – sorgt dafür, dass der Prozess (Informationsverarbeitung, Problembearbeitung, Entscheidungsfindung, ...) mit ihm leichter abläuft als ohne ihn.

⚠️ Wichtig dabei:

Der Facilitator versteht sich als Begleiter von offenen Prozessen. Er steuert die Gruppe NICHT auf ein vorher festgelegtes Ergebnis hin!

Somit ist es wichtig, dass ein guter Scrum Master auch aus der Rolle eines Facilitators agiert.

Der Dreiklang der Kompetenzen

Dafür bedient sich ein Facilitator aus einem Dreiklang der Kompetenzen:

1. Prozessdesign-Kompetenz

Den offenen Prozess in der Komplexität der Rahmenbedingungen individuell für jede Gruppe gestalten können und dabei das Ziel (welches vorher in der Auftragsklärung definiert wurde) im Auge zu behalten.

Wie erlernen?

  • Über Verstehen und Modelllernen gut aneignen
  • Vor allem bei der Vorbereitung der Moderation nützlich

2. Methodenkompetenz

Kenntnisse über didaktische Möglichkeiten beim Steuern von Prozessen, plus ein Repertoire von Methoden, Übungen und Modellen, mit denen sich das didaktische Gerüst füllen lässt.

⚠️ Achtung: Scheint auf den ersten Blick leicht beherrschbar, bringt bei unbedachter Nutzung Risiken mit sich.

3. Soziale Kompetenz ⭐ (Die wichtigste!)

Die Fähigkeit, im menschlichen Miteinander sowohl auf privater als auch auf beruflicher und gesamtgesellschaftlicher Ebene umsichtig handeln zu können und individuell in jeder Situation adäquate Schritte zu gehen, um der Gruppe die Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Die Herausforderung:

  • Lässt sich nicht einfach mit einem Buch oder einem Kurs erlernen
  • Ist aber gleichzeitig die wichtigste Kompetenz in dem offenen Prozess in einer Gruppe

✅ Die Erkenntnis:

Es reicht also nicht aus als Facilitator sich mit Methoden und Techniken auszukennen. Es braucht die Fähigkeit, im Zusammenspiel mit den beteiligten Personen strukturiert etwas gemeinsam zu entwickeln.

Die Haltung des Facilitators

Moderation oder Facilitation ist als Methode in den 70er Jahren des letzten Jahrhunderts entstanden und damals diente sie vor allem der Bemühung, alle im Raum mit gleichen Rechten zu versehen, was das Sprechen angeht.

Das Problem heute:

Schauen wir auf die heutigen Meetings, Besprechungen und Workshops, so hat sich kaum etwas verändert:

  • Die "stillen" Beteiligten sagen eher weniger
  • Die "lauten" dominieren das Gespräch

Die Lösung: Haltung über Methoden

"A fool with a tool is still a fool."

Es nützen uns also weder neue Methoden noch das virtuelle Konfetti. In der Rolle des Facilitators geht es darum, der Gruppe durch ein Gespräch eine Lösungssuche oder eine Entscheidung möglich zu machen.

Und das machen wir vor allem über unsere Haltung.

⭐ Die zentrale Haltung:

Als Facilitator solltest du möglichst zweite Geige spielen.

Es kommt NICHT darauf an, was du sagst oder wahrnimmst. Es kommt darauf an, dass die Teilnehmer etwas wahrnehmen und es dann auch sagen.

Sorge dafür, dass sie selbst merken:

  • Dass jemand viel redet
  • Oder gar nichts sagt

Ermögliche eine Atmosphäre und ein ausreichendes Maß an psychologischer Sicherheit, damit:

  • Der "leise" Mensch sich traut, etwas beizutragen
  • Und der "laute" ihm dabei gern zuhört

🎯 Das ist deine Rolle:

Das ist die Magie deiner Moderation:

Kaum etwas sichtbar tun oder sagen und dennoch eine Atmosphäre schaffen, in der so gut wie alles möglich und offen erscheint.

Der Scrum Master als Facilitator

Die erfolgreiche Entwicklung der richtigen Ergebnisse entsteht aus einer Kette effektiver Kommunikation. Scrum gibt hierbei einen Rahmen für die Entwicklung anspruchsvoller Vorhaben in einem cross-funktionalen Team.

Die Aufgabe des Scrum Masters:

Die Aufgabe des Scrum Masters ist dabei zu helfen, dass alle Beteiligten effektiver und nachhaltiger zusammenarbeiten.

Als Facilitator innerhalb von Meetings und außerhalb hilft ein guter Scrum Master dabei, den Raum und Rahmen für diese effektive Zusammenarbeit zu schaffen.

Der Vorteil für die anderen:

Somit gibt ein Scrum Master den anderen Beteiligten die Möglichkeit, sich voll auf ihre inhaltliche Arbeit zu konzentrieren:

  • Als Product Owner
  • Als Entwicklungsteam-Mitglied
  • Als Stakeholder

Damit können sich alle anderen auf ihre inhaltlichen Themen und die Vertretung ihrer Interessen konzentrieren.

Wann sollte ein Scrum Master NICHT als Facilitator agieren?

Ein Scrum Master ist ein Servant Leader und als Facilitator ermöglicht er eine gute Zusammenarbeit durch direkte "Facilitation-Prozesse und -Werkzeuge".

⚠️ Aber:

Dabei agiert der Facilitator auf Basis seines Mandats und agiert im Dienst für die Gruppe.

Wenn die Gruppe allerdings:

  • Keinen Bedarf zur Unterstützung sieht
  • Oder in bestimmten Situationen einfach keine Unterstützung erwünscht ist

Dann sollte der Scrum Master NICHT als Facilitator agieren und sich zurücknehmen.

Der Scrum Master als Meeting Facilitator

Für wiederkehrende Zusammenkünfte (Scrum Events & Backlog Refinement) mit einem klaren Zweck bereitest du dich meistens vor – du planst deine Methoden und deinen Prozess (siehe die 3 Kernkompetenzen weiter oben).

⚠️ Bitte vergiss nicht:

Es geht dabei niemals um dich (überprüfe deine Haltung!) und dass dein Mandat den anderen im Team helfen soll.

Dränge dich und deine Moderationsmethoden niemals auf – biete sie als Unterstützung des Arbeitsprozesses an und achte darauf, dass sie nicht zu viel Zeit einnehmen.

Deine typischen Impulse können dabei sein:

  • Check-In: Dafür sorgen, dass alle da und arbeitsfähig sind
  • Struktur: Für Diskussion und Problemlösung
  • Check-out oder Feedback: Zum Abschluss

Unterstütze dein Team:

Stehe in emotionalen, unstrukturierten und komplexen Gesprächen als "Facilitator" zur Seite:

  • Mit Reflexion
  • Guten Fragen
  • Geduld

Facilitation außerhalb von Meetings

Im agilen Arbeiten wird auch außerhalb von Meetings eng zusammengearbeitet.

Scrum zeichnet sich auch außerhalb seiner Events in den verschiedenen Sprint-Ereignissen durch eine enge Zusammenarbeit aus:

  • Im Idealfall arbeitet nicht jeder Entwickler im Sprint für sich
  • Wir schaffen Synergien aus der engen Zusammenarbeit im Sprint

Genauso bindet der Product Owner in der Ausgestaltung des Backlogs so früh wie möglich Stakeholder und das Entwicklungsteam mit ein, um gemeinsam etwas Größeres zu schaffen.

Die Rolle des Facilitators im Sprint:

Überall, wo Personen eng miteinander zusammenarbeiten, kann ein Facilitator dabei unterstützen, dies effektiver zu gestalten.

Ein guter Scrum Master unterstützt als Facilitator nicht nur in den Scrum Events und in Meetings – er unterstützt auch die effektive Interaktion im Sprint und im Umfeld des Scrum Teams.

Das Vorgehen:

Dabei agiert er oft initial als Beobachter, um Gelegenheiten zu identifizieren, in denen es ein Potenzial für eine bessere Zusammenarbeit gibt.

Diese nutzt er, um den beteiligten Personen im Stil eines Servant Leader Angebote zu machen und so in Austausch und Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Zum Nachdenken: 3 wichtige Prinzipien

1. People over Tools

Was immer du planst und vorhast als Moderator – aufregende Retro-Fragen, innovative Lego-Spiele, tiefgehende Fishbowl-Runden…

Stelle niemals Methoden, Tools und Übungen über die wahren Bedürfnisse deiner Teilnehmer!

"I've learned that people will forget what you said, people will forget what you did, but people will never forget how you made them feel." — Maya Angelou

Sorge dafür, dass die Teilnehmer sich gerne daran erinnern, wie sie sich mit dir als "Facilitator" gefühlt haben!

2. Pull over Push

Es geht in deiner Rolle als Facilitator nicht darum, alles zu wissen und für alles eine Antwort zu haben.

Überlasse der Gruppe die Möglichkeit, aktiv an der Mitgestaltung des Events teilzunehmen.

Klassische Methoden dazu:

  • Lean Coffee: Teilnehmer definieren Agenda, dann Priorisierung und Timeboxing
  • Offene Fragen: "Wie lange soll die Pause sein?"
  • Co-Creation: "Wie sorgen wir zusammen dafür, dass unser Event unvergesslich bleibt?"

3. Flow over Plan

Natürlich bereitest du als "Facilitator" den möglichen und wahrscheinlichen Ablauf des Meetings oder des Workshops vor.

"Life is what happens while we are making other plans." — John Lennon

Das Leben ist nämlich viel komplexer, als eine Agenda je abbilden wird.

Darum schadet es nicht:

  • Sich zu erlauben, von einem geplanten Ablauf abzuweichen
  • Falls den Teilnehmern etwas ganz anderes gerade viel wichtiger ist

Entscheide zusammen mit deinen Teilnehmern:

  • Was mit scheinbar unpassenden Themen passieren soll
  • Ob und wieviel Zeit ihr diesen zuteilt

Damit zeigst du deine Flexibilität und deine Haltung als "Servant Leader" und nicht als Bestimmer.

Fazit

Zusammenfassend kann man sagen, dass die Aufgabe des Scrum Masters ist, dabei zu helfen, dass alle Beteiligten effektiver und nachhaltiger zusammenarbeiten.

Als "Facilitator" innerhalb von Meetings und außerhalb hilft ein guter Scrum Master dabei, den Raum und Rahmen für diese effektive Zusammenarbeit zu schaffen.

Er räumt die Hindernisse aus dem Weg, damit alle Beteiligten sich auf ihre Arbeit konzentrieren können, um schnell und fokussiert zum Ziel zu kommen.

Der Mehrwert:

Je weniger Frustration, Stagnation und Unklarheit herrscht, desto besser kann das gesamte Ensemble zum gewünschten Ziel gelangen.

Wenig Zeitverschwendung heißt:

  • Viel Geldersparnis
  • Motiviert alle Beteiligten für kommende Projekte gleichermaßen
  • Win-win für alle Beteiligten

Und so macht doch gemeinsames Arbeiten auch wieder Spaß!

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Häufig gestellte Fragen

Ein Facilitator sorgt dafür, dass der Prozess (Informationsverarbeitung, Problembearbeitung, Entscheidungsfindung) mit ihm leichter abläuft als ohne ihn. Wichtig: Er steuert die Gruppe NICHT auf ein vorher festgelegtes Ergebnis hin, sondern begleitet offene Prozesse. Der Facilitator spielt zweite Geige – es kommt darauf an, dass die Teilnehmer selbst etwas wahrnehmen und sagen.

Der Dreiklang: (1) Prozessdesign-Kompetenz – Den Prozess individuell für jede Gruppe gestalten und dabei das Ziel im Auge behalten. (2) Methodenkompetenz – Repertoire von Methoden, Übungen und Modellen. (3) Soziale Kompetenz – Die wichtigste! Fähigkeit, in jeder Situation adäquat zu handeln und der Gruppe Zusammenarbeit zu ermöglichen. Ohne soziale Kompetenz helfen alle Methoden nicht.

Weil sich alle nur inhaltlich einbringen und keiner auf Herangehensweise und Struktur der Zusammenarbeit schaut. Dysfunktionen entstehen: Wir verlieren uns im erstbesten Thema, behandeln Themen zu oberflächlich, lassen nur die Lauten reden, ignorieren Konflikte, lassen keine Diversität zu. Das führt zu vertagten Themen, wenigen brauchbaren Ergebnissen und steigender Frustration.

Zweite Geige spielen! Es kommt NICHT darauf an, was der Facilitator sagt oder wahrnimmt. Es kommt darauf an, dass die Teilnehmer selbst etwas wahrnehmen und dann auch sagen. Sorge dafür, dass sie selbst merken, wenn jemand viel redet oder gar nichts sagt. Die Magie: Kaum etwas sichtbar tun, aber eine Atmosphäre schaffen, in der fast alles möglich und offen erscheint.

Wenn die Gruppe keinen Bedarf zur Unterstützung sieht oder in bestimmten Situationen einfach keine Unterstützung erwünscht ist. Der Facilitator agiert auf Basis seines Mandats im Dienst für die Gruppe. Ohne Bedarf oder Mandat sollte der Scrum Master sich zurücknehmen. Dränge deine Moderationsmethoden niemals auf – biete sie als Unterstützung an.

Scrum zeichnet sich auch außerhalb der Events durch enge Zusammenarbeit aus. Der Scrum Master agiert oft initial als Beobachter, um Gelegenheiten für bessere Zusammenarbeit zu identifizieren. Diese nutzt er, um den Beteiligten im Stil eines Servant Leader Angebote zu machen und so Austausch und Entscheidungsfindung zu unterstützen – nicht nur in Meetings, sondern im gesamten Sprint.