Sprint Retrospektive
in Scrum
Was ist eine Sprint Retrospektive?
Die Reflexion und Verbesserung der Arbeitsweise ist ein fester Bestandteil von Scrum. Ein jeder Sprint schließt dazu mit einer Sprint Retrospektive ab. Hier setzt sich das Scrum Team zusammen. Sie arbeiten die Eindrücke aus dem Sprint auf und leiten daraus konkrete Maßnahmen für den nächsten Sprint ab.
Jede kleine Verbesserung, die daraus entsteht mag klein wirken. Ein Scrum Team verbessert sich aber stetig. Über die Zeit entsteht summiert sich dies zu einer beachtlichen Performancesteigerung auf.
Weitere Infos zur
Scrum Retrospektiven
Die Sprint Retrospektive ist das letzte Scrum Event, welches den notwendigen Raum gibt um Verbesserungen nach dem Sprint zu identifizieren und anzugehen. Somit wird jeder Sprint auch am Ende von dem Team zusammen ausgewertet und reflektiert. Dabei wird für das Team klarer, was sich bewehrt hat und mit in den nächsten Sprint darf und was nicht. Sprint für Sprint wird so die Arbeit der einzelnen Teammitglieder und der Prozess im Ganzen optimiert.
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In dieser Folge #42 wird auf den Zweck einer Sprint Retrospektive eingegangen, sowie auch der typische Aufbau und die Haltung zu diesem wichtigen Scrum Event.
Aufgrund des hohen Stellenwertes regelmäßiger Optimierungsmaßnahmen in der Arbeit mit Scrum, bezeichnet die Community die Retrospektive nicht selten als wichtigstes Scrum Ereignis. In der Praxis jedoch ist diese Art der Reflexion für viele Umgebungen ungewohnt und oft nicht präsent. In Folge #42 gehe ich auf den Zweck einer Retrospektive sowie auch auf den typischen Aufbau und die Haltung hinter diesem wichtigen Scrum Event ein und verdeutlichte anhand eines Leitfadens, wie in der Praxis Retrospektiven effektiv umgesetzt werden können.
Der Zweck einer Retrospektive
Retrospektive Definition (deutsch)
Regelmäßige und strukturierte Treffen, bei denen sich eine Gruppe selbst reflektiert und sich auf konkrete Verbesserungen einigen, die sie in ihrem Arbeitsprozess vornehmen können, um ihre Effektivität zu steigern.
(Angelehnt an das Buch Project Retrospectives von Norman L. Kerth)
Retrospektiven dienen also dazu, einen geschützten Raum zu schaffen, in dem Eindrücke aus dem Sprint reflektiert werden und das Team gemeinsam aus der bisherigen Arbeitsweise lernen und konkrete Verbesserungen ableiten kann. In der Praxis zeigt sich, dass ein Raum zur Reflexion der Arbeitsweise durchaus nicht trivial ist. In vielen Umgebungen wird durch das Einführen von Retrospektiven zum ersten mal überhaupt angestoßen, die eigene Arbeitsweise regelmäßig zu hinterfragen und zu optimieren. Getreu dem Motto “Warum etwas ändern, wenn doch alles rund läuft?” wurde oft nur dann reflektiert, wenn es Probleme gab.
Dabei steckt in der Optimierung der Arbeit ein unglaublich hohes Potential, Prozesse auf einfache Weise noch besser zu machen. Es geht bei der Retrospektive nämlich nicht nur darum, Schwächen zu mindern. Es ist mindestens genauso wichtig, Stärken regelmäßig und bewusst auszubauen. Durch die regelmäßige Umsetzung von Retrospektiven können solche Potenziale kontinuierlich aufgedeckt und genutzt werden.
Dies ist für die Arbeit mit Scrum so wichtig, dass gemäß Scrum Guide bei der Durchführung von Retrospektiven mindestens eine konkrete Verbesserungsmaßnahme entstehen soll, die dann im darauffolgenden Sprint umzusetzen ist. Um diesen empirischen Regelkreis in Gang zu setzen, kann man sich anhand der festgelegten Maßnahmen des letzten Sprints retrospektiv folgende Fragen stellen:
- Haben wir die Maßnahme umgesetzt?
- Hat es geholfen, das Problem zu lösen?
- War es das wirkliche Problem?
Die ritualisierte Umsetzung und Reflexion konkreter Maßnahmen hat nicht nur den Vorteil, seine Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern bzw. Probleme kontinuierlich zu beseitigen. Die regelmäßige Bearbeitung bewirkt darüber hinaus, dass Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten sich nicht zu überdimensional großen Themen aufbauen, die im Team eine Art Angst oder Respekt erzeugen und daher nicht angegangen werden.
Retros als Teil von Scrum
Sprint Review vs Sprint Retrospektive
Die Sprint Retrospektive ist ursprünglich kein Teil von Scrum gewesen. Anfangs waren lediglich das Sprint Planning, das Daily Scrum sowie das Sprint Review fester Bestandteil. Auf Basis des Produktinkrements wurden damals im Sprint Review sowohl das Produkt als auch der Prozess gleichermaßen reflektiert. Das Einbeziehen von Gästen (das ja sehr wichtig ist für die Einordnung, Bewertung und weitere Ausgestaltung des Produktes) führte jedoch dazu, dass es oft nicht gut funktionierte, die eigene Arbeitsweise zu reflektieren.
Um unsere Arbeitsweise offen und ehrlich zu hinterfragen, braucht es einen geschützten Raum, in dem wir wirkliche Probleme benennen und aufarbeiten können. Darüber hinaus hat sich damals gezeigt, dass eine vermischte Betrachtung der Ebenen “Produkt” und “Prozess” häufig dazu führte, den Fokus zu verlieren.
Eine produktseitiges Problem führte dazu, den gesamten Prozess zu hinterfragen und umgekehrt. Auch aus dieser Perspektive betrachtet, ist die separate Reflexion von Produktinkrement und Prozess sinnvoll. Daher liegt heute der Schwerpunkt des Sprint Reviews auf dem Inspizieren des Produktinkrements, um daraus die Ausrichtung des Produktes im Product Backlog nachzujustieren. Der Fokus der Retrospektive hingegen liegt auf der Arbeitsweise des Scrum Team.
Der Scrum Rahmen macht Retrospektiven effektiv
Abschließend möchte ich noch einmal die Wichtigkeit hervorheben, Retrospektiven nicht isoliert sondern im Kontext von Scrum zu betrachten und somit den kompletten Scrum Rahmen ergänzend im Blick behalten. Scrum Events stehen im direkten Zusammenhang mit der Retrospektive. Beispielsweise offenbaren Ergebnisse aus dem Sprint Review Ansatzpunkte für Optimierungsmöglichkeiten: Sollte das Team im Review einmal feststellen, das Thema “verfehlt” zu haben, finden sich genau dort Impulse für mögliche Verbesserungen. Darüber hinaus stellen das Sprint Planning und das Sprint Backlog eine gute Plattform dar, um konkrete Maßnahmen sichtbar zu machen und im Sprint umzusetzen. Kurz gesagt: Eingebettet in den Scrum Rahmen können Retrospektiven ihre volle Wirkung entfalten.
Statt lebloser Retrospektiven gemeinsam Verbesserungen vorantreiben
Lasst uns gemeinsam in diesem kostenlosen Scrum Master Dojo austauschen und strukturiert neue Ansatzpunkte finden, um als Scrum Master einen Unterschied zu machen.
Montag
14.08.
18:15-20:00
Diese Haltung ist entscheidend
Neben des eigentlichen Zwecks einer Retrospektive halte ich es für besonders wichtig, dass im Team die richtige Haltung gegenüber Retrospektiven herrscht. Es muss völlig klar sein, worum es bei dieser Reflexion geht. Norman Kerth fasst die passende Haltung zur Retrospektive wie folgt zusammen:
Prime Directive
„Unabhängig davon, was wir entdecken werden, verstehen und glauben wir aufrichtig, dass in der gegebenen Situation, mit dem verfügbaren Wissen und Ressourcen und unseren individuellen Fähigkeiten, jeder sein bestes getan hat.“
Dies bedeutet nichts anderes, als dass Verbesserung nicht durch die Suche nach Schuldigen entstehen. Sie entstehen vielmehr daraus, dass wir uns als wahres Team zusammenraufen, gemeinsam vorangehen und einander helfen. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass, wenn vermeintlich eine Person im Team scheitert, es in der Regel nicht an ihr alleine liegt. Aller Wahrscheinlichkeit nach wurde sie in irgendeiner Form vom Rest des Teams alleine gelassen. Für das Gelingen einer Retrospektive halte ich es daher für essentiell, dass Teams nicht nur den Zweck dahinter verstehen, sondern ebenfalls mit der richtigen Haltung daran teilnehmen.
Nur als Safe-Space effektiv
Um mehr als nur oberflächliche Änderungen hervorzurufen, benötigt das Team einen geschützten Raum. Es muss sich sicher fühlen können, denn nur dann ist es möglich, die wahre Perspektive mit einzubringen. Um diesen Rückzugsort zu schaffen, ist die Retro in der Regel auf das Scrum Team beschränkt. Gäste werden nur eingeladen, wenn dies explizit durch alle gewünscht ist. Gleichzeitig ist es wichtig, dass die in der Retro besprochen Themen nicht außerhalb des Scrum Teams diskutiert werden. Ich greife hier gerne die Metapher der Las Vegas-Regel auf: “Was in Vegas passiert, bleibt auch in Vegas”. Sie gilt ebenfalls als Grundsatz der Retrospektive: Erkenntnisse, Überlegen und Informationen haben außerhalb der Retro nichts zu suchen. Es ist die Aufgabe eines guten Scrum Masters, diese Sicherheit durch die richtigen Maßnahmen im Vorfeld sowie durch die Gestaltung während der Umsetzung, zu schaffen.
Wenn du dich tiefergehend mit dem Thema „Psychological Safety“ auseinandersetzten möchtest, möchte ich dir die Keynote von Gitte Klitgaard bei der Agile World ans Herz legen.
Retrospektiven: Ablauf & Orga
Der Aufbau einer guten Retrospektive hilft uns dabei einen effektiven Austausch zu organisieren.In diesem Abschnitt bekommst du einen Einblick über die gängigsten Wege und was sich für mich bewährt hat.
Diesen Herausforderungen gilt es zu begegnen
In der Praxis gibt es häufig Herausforderungen bei der Umsetzung von Retrospektiven. Ich beobachte dabei wiederkehrende Muster bei den Teilnehmern, die dazu führen, dass Retrospektiven ineffektiv ablaufen.
Typische Herausforderungen in Retrospektiven:
- Herdenverhalten: der Lauteste sagt etwas, der Rest stimmt zu
- Kollektives Meckern ohne Handlung
- Oberflächliche Symptombehandlung anstelle von wirkungsvollen Aktionen
- Es entstehen kaum Maßnahmen und es wird nicht ausprobiert
- Schwerfälligkeit beim “switch” von Arbeitsmodus in den Reflexionsmodus
5 Phasen einer Retrospektive
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat es sich bewährt, die Retrospektive auf Basis von fünf Phasen zu strukturieren, die ich im Folgenden vorstellen werde. Ich möchte an dieser Stelle darauf hinweisen, dass es sich dabei um ein Hilfsmittel handelt, dessen Einsatz sinnvoll sein kann. Ich ermutige aber auch dazu, den Aufbau der fünf Phasen passend zum individuellen Kontext auszugestalten. Als Inspirations- und Wissensquelle kann ich den Retromat wärmstens empfehlen. Er wurde von Corinna Baldauf initiiert enthält eine wunderbare Sammlung an Informationen und konkreten Praktiken, rund um das Thema Retrospektive.
5 Retro-Phasen im Detail
- Setting the Stage & Gesprächsklima schaffen
In der ersten Phase gilt es, ein passendes Gesprächsklima zu schaffen. Dazu gehört, Erwartung an die Retro zu formulieren, alte Maßnahmen zu bewerten sowie den Sprint in wenigen Worten zusammenzufassen. - Gather Data & Themen sammeln
In der zweiten Phase geht es darum, Themen und Daten zu sammeln, um einen Gesamteindruck zu erhalten. Dies kann in der Gruppe gemacht werden, oder in zweiminütiger Reflexion alleine. - Building Insights & Erkenntnisse gewinnen
Aus den gesammelten Daten können nun in der dritten Phase Erkenntnisse gewonnen und Schwerpunkte identifiziert werden. Um die notwendige Tiefe zu erreichen, gibt es zahlreiche Techniken. Ich nutze gerne die “5 “Whys” Technik, bei der fünfmal die Frage “Warum” gestellt wird, um Schritt für Schritt an den Kern eines Problems zu gelangen. - Concrete Action & Entscheidungen treffen
In Phase vier geht es darum, konkrete Entscheidungen und Aktionen festzulegen. Dies kann beispielsweise ganz einfach umgesetzt werden, indem man einzelne Aktivitäten konkret benennt und festlegt, wer sich diesem Thema annimmt. - Closing & ABSCHLUSS – Retro Retro oder Appreciation
Mit Phase fünf soll die Retrospektive abgeschlossen werden. Sie fasst die Erkenntnisse und geplante Aktionen mit Blick auf den kommenden Sprint motivierend zusammen und schließt den offenen Raum wieder. Sie ist auch eine passende Plattform, um Wertschätzungen einzelner Personen oder dem Team gegenüber auszusprechen.
Retromat, passende Retrospektiven-Massnahmen für die 5 Phasen
Eine umfassende Sammlung an Aktivitäten für Retrospektiven findet ihr im Retromat. Hier könnt ihr durch über 100 Übungen stöbern und für jede der 5 Retrospektiven-Phasen spannende Inspirationen finden. Darüber hinaus gibt es hier eine Zusammenstellung der meisten Übungen als Miro-Vorlagen.
5 Phasen sind ein Hilfsmittel und keine Pflicht!
Die meisten Scrum Master und Agile Coaches orientieren sich heute an den 5 Phasen einer Retrospektive. Zu recht, sie sind ein gutes Hilfsmittel, um in sich schlüssige Retrospektiven zu gestalten.
Die 5 Phasen sind aber keine Pflicht. Falsch genutzt können sie auch den Fokus auf die falschen Dinge lenken.
Achtet bitte auf 2 Dinge:
- Die 5 Phasen einer Retrospektive dürfen nicht zum Selbstzweck werden
- Passt bitte auf, dass ihr eure Teilnehmer nicht mit zu abgefahrenen Retro-Massnahmen abhängt.
Dieser Aufbau hat sich für mich bewährt
Über die letzten 12 Jahre habe ich unterschiedlichste Herangehensweisen an Retrospektiven probiert. Dabei habe ich folgendes gelernt:
- Effektive Retrospektiven müssen kein Methodenfeuerwerk sein
- Abgefahrene Übungen schaffen nur oberflächliche Beteiligung
- Ein einfacher wiederkehrender Rahmen schafft Raum für ruhigere Teammitglieder
- Funktioniert Scrum gut, bringen Teilnehmer von alleine relevante Themen ein
- Viele Scrum Master verpassen Retrospektiven richtig zu positionieren
In 90 % meiner Retrospektiven nutze ich den gleichen Aufbau. Auch bei den genutzten Methoden variiere ich nur an 1-2 Stellen. Mein Fokus liegt auf dem Aufbau eines wiederkehrenden Rahmens.
So wissen die Teilnehmer im Kern schon was sie in der Retrospektive erwartet. Das macht es vielen Teilnehmern leichter ihre Themen aus dem Sprint mitzubringen.
Mein aktuelles Vorgehen habe ich in diesem Artikel mit ergänzender Podcast-Folge aufgearbeitet. Darin wirst du lernen:
- Was mein konkretes Vorgehen ist und wie ich es einführe
- Wie das Format bei schwierigen Themen hilft nachzufassen und tieferzugehen
- Wie es dem Moderator ermöglicht sich selbst mir seinen eigenen Themen einzubringen
Ich hoffe, dass dir dieser Artikel incl. Podcast-Folge hier ein paar neue Denkanstöße giben.
Retrospektiven sind zu wichtig, als das sie zu einer Leistungsschau abgefahrener Methoden werden. Also lasst uns daran arbeiten, dass sie der Lernraum vom Team für das Team sind.
Sind Retros für dich neu? Starte mit Mini-Retros
Wenn du noch nicht so viel Erfahrungen mit Retrospektiven hat, ist mein Tipp klein anzufangen.
Die Gefahr ist groß, dass du mit umfassenden Formaten auf viel Widerstand stoßen wirst und die Teilnehmer nur halbherzig mitmachen.
Wenn diese Retrospektiven dann auch noch nicht gut werden ist die Gefahr groß, dass du die Akzeptanz für Retrospektiven von den Teilnehmern verlierst.
Da ist es einfacher und sicherer mit Mini-Retrospektiven zu starten. Als Mini-Retrospektiven bezeichne ich kompakte Formate, in denen du in sehr kurzer Zeit eine minimalistisch Retro durchführen kannst.
So fällt es leichter, die Teilnehmer für die regelmäßige Reflexion der Arbeit zu gewinnen.
Aus meiner Erfahrung kommen in den ersten Retrospektiven auch eher einfache Themen auf den Tisch, aus denen man schnell zu Action-items kommen kann. Das schafft Erfolgserlebnisse und erhöht die Akzeptanz für Retrospektiven.
Üblicherweise kommen aber nach einigen Durchlaufen schwierigere Themen auf den Tisch. Diese zeichnet aus, dass sich die Vorschläge Widersprechen oder die Schlussfolgerungen hinter Maßnahmen nicht von allen mitgetragen werden.
Genau dies ist der ideale Zeitpunkt die Mini-Retrospektive zu einer ordentlichen Retrospektive auszuweiten.Für alle Beteiligten wirkt es hier üblicherweise nur logisch die Retrospektive um die tiefere Reflexion für die nicht-trivialen Verbesserungsbereiche zu erweitern.
Meine Lieblingsmethoden für Mini-Retrospektiven sind:
Zusammenfassung
Sprint Retrospektiven schaffen den notwendigen Fokus, Verbesserungen zu identifizieren und anzugehen. Es gibt viele Tipps dazu, Retrospektiven gut zu strukturieren. Die Fünf-Phasen-Struktur ist ein guter Startpunkt, die Retro zu gliedern. Der Retromat liefert weitere Anregungen und Impulse, die Retrospektive auszugestalten. Um einen offenen Austausch zu erhalten ist es essentiell, mit der Retrospektive einen sicheren Raum für Verbesserungen zu schaffen und diesen zu schützen. Im Zusammenspiel mit weiteren Scrum Elementen kann die Retrospektive ihre volle Wirkung entfalten.
Möchtest du als Scrum Master mehr bewegen?
Weiterführendes zu Retros
Retrospektiven Tools
vor Ort lassen sich Retrospektiven gut mit Post-its und Flipcharts durchführen. Remote kann man gut auf digitale Whiteboards, wie Mural, Miro und Conceptboard zurückgreifen.
Darüber hinaus gibt es aber auch spezialisierte Tools, die die Durchführung einer Retrospektive unterstützen wie:
Retro-Praxisberichte #remotescrum
Retro Praxisberichte
Ergänzende Perspektiven
- Hier arbeitet auf Lyssa Adkins auf, warum Retrospektiven keine Lessons-Learned-Meetings sind.
- In diesem Video spricht Eric Rapin über ein spannendes Beispiel für eine effektive Retrospektive.
- In dieser Podcast-Folge spricht Gitte Klitgaard über typische Dysfunktionen in Retrospektiven und wie man diesen begegnen kann.
Bücher zu Retrospektiven
Agile Retrospectives
von Esther Derby und Diana Larsen
In diesem Buch zeigen die Autoren Susan Derby und Diana Larsen Werkzeuge, Tricks und Tipps, um agile Retrospektiven iterativ und inkrementell durchzuführen, damit Probleme zeitnah behoben werden können. Das Buch behandelt die Architektur von Retrospektiven, Designanpassung an das Team und die Organisation, effektive Durchführung, Änderungsmanagement und Skalierung. Es bietet Aktivitäten, um Daten, Erkenntnisse und Lösungen zu sammeln. Regelmäßige Anpassungen führen zu einem präzisen und erfolgreichen Team.
Retrospektiven in der Praxis
von Marc Löffler
Das Buch behandelt praxisnah und anhand vieler Beispiele, wie Retrospektiven vorbereitet, moderiert und ergebnisorientiert durchgeführt werden. Der Autor geht auch auf verteilte, lösungsorientierte und systemische Retrospektiven ein und zeigt typische Probleme und Fallstricke auf. Das Buch ist relevant für jeden, der einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in einer Organisation etablieren oder an Change-Management-Prozessen arbeiten möchte.
