Scrum und seine Einsatzgebiete. Steigende Komplexität erfordert Wandel.

Bereits vor Jahren ist ein regelrechter Hype um das Thema Agilität entstanden. Gefühlt musste nahezu alles agilisiert werden, was nicht bei drei auf den Bäumen war. Mit Scrum hat sich damals eine signifikant andere Vorgehensweise bei der Hervorbringung von Ergebnissen etabliert und es wurde damit eine komplett neue Arbeitsweise fernab der klassischen Planung geschaffen. Eine Arbeitsweise, die in einigen Bereichen bereits gelebt wird,  in anderen noch nicht. Es stellt sich für viele Unternehmen die Frage, ob Scrum das richtige Rahmenwerk ist. Im wesentlichen kann die Forderung nach einer agilen Arbeitsweise an der Veränderung des Kontexts festgemacht werden. Bereits vor Jahrzehnten haben sich Prozesse und Rollen in Organisationen etabliert, die heute noch in unseren Köpfen präsent sind, aber nicht mehr zu unserer aktuellen Realität passen. Im Podcast “Scrum Einsatzgebiete” gehe ich auf diese Veränderung ein und zeige anhand eines Beispiels, warum Scrum eine gute Möglichkeit darstellt, mit den heutigen Herausforderungen umzugehen. 

Steigende Komplexität erfordert Wandel

Noch immer sind unsere Arbeitsweisen stark geprägt von der Industrialisierung und der Einführung des Managements. Plötzlich gab es hoch bezahlte Manager, deren primäre Aufgabe es war, zu planen. Und es gab diejenigen, die das Geplante in die Tat umsetzten. Denken und Handeln wurden bewusst voneinander getrennt.

Es hatte sich eine Herangehensweise etabliert, die zur damaligen Zeit durchaus Sinn machte, denn nur so konnte man sich spezialisieren und massenhaften Output produzieren. Den Beweis dafür lieferte Ford mit seiner Erfolgsgeschichte des Model T. Das Unternehmen zeigte, dass es möglich war, kostengünstig Autos für den Mittelstand zu bauen. Dass das Auto nur in einer Farbe und in einer definierten Ausstattung verfügbar war, hatte damals noch niemanden gestört, denn es ging lediglich darum, die breite Masse mit einem Fahrzeug zu versorgen.

Das ganze stieß jedoch an seine Grenzen, als Märkte anfingen, gesättigt zu sein. Es entstand ein Wettbewerb und es war nicht mehr genug, dass ein Auto fährt und irgendwann auch nicht mehr ausreichend, dass es schwarz war. Mit nur einer weiteren Farbvariante schaffte es die Konkurrenz, Kunden für sich zu gewinnen und sich am Markt zu etablieren. Mit der Globalisierung und dem voranschreitendenden technischen Fortschritt vervielfachten sich die Möglichkeiten von dem, was möglich war und von dem, was man als Kunde erwartete.

Kurz: Die Komplexität ist enorm gestiegen und damit auch die Anforderungen an die Organisationen und an jeden Mitarbeiter. Und genau hier befinden wir uns heute. Auf der einen Seite steht unsere von Planung getriebene Denkweise, in der Projektleiterin A Jahresbudgets macht, um im Zweifel am Ende des Geschäftsjahres schnell noch etwas auszugeben. Oder Projektleiter B, der seit Monaten akribisch sein Projekt plant und es kurz vor Start auf Eis legen muss, weil er feststellt, dass er nochmal nachjustieren muss. Auf der anderen Seite stehen einige Organisationen, die eine agile Arbeitsweise bereits verinnerlicht haben. Und dann gibt es noch viele, die nicht ganz sicher sind, ob sie Scrum einsetzen sollen oder falls schon geschehen, ob sie es richtig anwenden.

Scrum setzt dort an, wo klassische Planung aufhört.

Anhand eines Beispiels zeigt sich einfach, an welcher Stelle Scrum sinnvoll zum Einsatz kommt. Stellen wir uns also vor, wir sind Hersteller von Druckertreibern. Früher konnte man behaupten, dass ein Druckertreiber ein extrem einfaches Produkt war: Es gab eine Art Papier, auf das in einer Schriftart, in einer Größe gedruckt wurde. Es gab ein Kabel und lediglich eine Art von Rechner mit nur einem Betriebssystem. Heute ist ein Drucker von alldem ein Vielfaches. Er ist eigentlich ein Server, ergänzt um eine praktische Druckfunktion. 

Wenn die Komplexität steigt, hat dies zur Folge, dass unsere sorgfältig geplanten Prozesse stetig neuen Einflüssen von Außen ausgesetzt sind. Neue technische Maßgaben und Ideen führen dann dazu, dass der Plan ständig nachjustiert werden muss, bevor überhaupt richtig gestartet wird. Das Ergebnis: wir stagnieren. Planung wird uns also mit unserem Drucker nicht effektiv ans Ziel führen. Dafür stellt das Beispiel einen idealen Einsatzbereich für Scrum dar, da es sowohl den notwendigen Fokus, sich gegen Einflüsse von außen abzuschirmen als auch Flexibilität benötigt. Und genau das bietet Scrum. Scrum schafft diesen Fokus und darüber hinaus einen Rahmen, der es uns ermöglicht, aus Zwischenergebnissen zu lernen um so sukzessive das Produkt zu entwickeln. Dies erreichen wir in Scrum durch eine bewusste Vereinfachung des angestrebten Produktes als ein lieferbares Ergebnis, das in maximal 30 Tagen geschaffen werden kann. Dabei frieren wir Annahmen über Anforderungen und Herangehensweise ein, damit wir uns für diese Zeit auf die Schaffung dieses Zwischenstandes konzentrieren können. 

Für die Arbeit an diesem Zwischenergebnis bilden wir ein Entwicklungsteam mit allen Fähigkeiten, damit sich in dieser Gruppe in enger Zusammenarbeit, ohne hinderliche Bereichsgrenzen, auf die Schaffung des Ergebnisses konzentriert werden kann. So entsteht sicherlich im ersten Sprint kein perfektes Ergebnis, aber eine Gesprächsgrundlage aus der heraus wir das Produkt weiter ausgestalten können. Die Funktionalität, die technische Herangehensweise sowie die Arbeitsweise können dann anhand eines konkreten Ergebnisses hinterfragt werden:

• Funktionalität: Wie ordnet sich das Feature in das Gesamtprodukt ein? Was fehlt noch, um den Kunden glücklich zu machen? 
• Technische Herangehensweise: Passt die Lösung? Erfüllt sie unseren Zweck? Müssen wir neue Wege gehen?
• Arbeitsweise: Wo müssen wir nachsteuern? Haben wir Hindernisse? Brauchen wir Hilfe? 

Würden uns alle Informationen darüber vorliegen, was genau gemacht werden muss und wie dies geschehen soll, wäre natürlich auch im Beispiel unseres Druckertreibers eine klassische  Planung die beste Option. Da uns das Was und das Wie in einem komplexen Umfeld nicht zur Verfügung stehen, stellt Scrum ein Weg dar, durch Fokussierung und Flexibilität (man stellt sich ja so auf, dass man spätestens nach 30 Tagen nachjustieren kann) konkrete Ergebnisse zu erzielen und zu reflektieren.

Bei dieser Vorgehensweise findet keine Trennung von Denken und Handeln statt sondern sie fördert vielmehr, dass die Handelnden denken. Scrum macht also besonders dann Sinn, wenn die Komplexität einer Aufgabe besonders hoch und eine klassische Planung daher nicht möglich ist.

Neues Rollenkonstrukt mit ausgeprägtem Team-Gedanke  

Um Scrum erfolgreich umzusetzen, muss ein dementsprechendes Verständnis in der Organisation vorliegen. Oft bedeutet das eine radikale Veränderung. Der interdisziplinäre Team-Gedanke, der in Scrum elementar verankert ist, steht oft im Kontrast zur Bereichs-Denken in Firmen. Es entsteht ein neues Rollenkonstrukt, in dem jeder Beteiligte, losgelöst vom Abteilungsdenken, eine bestimmte Funktion übernimmt. 

• Entwicklungsteam: es besitzt alle Fähigen, das Produkt zu entwickeln und arbeitet selbstorganisiert 
• Product Owner: er hilft dabei, zielgerichtet ein erfolgreiches Produkt zu schaffen und ist dabei die Schnittstelle zu den Stakeholdern und dem Scrum-Team
• Scrum Master: er schafft den Rahmen, den Mitarbeiter brauchen, um sich schrittweise zu verbessern 

Es genügt nicht, einfach nur Abteilungen oder Jobbeschreibungen umzubenennen. Die Rollen der Beteiligten müssen in der gesamten Organisation gelebt werden.

Scrum erfordert neue Rahmenbedingungen 

Scrum einzuführen heißt nicht, die komplette Führung zu verändern. Aber sie muss dabei helfen, die Rahmenbedingungen zu ändern, damit sich Scrum in der Organisation entwickeln kann. Es muss ein Bewusstsein dafür entstehen und es muss auch klar sein, was Scrum schafft und was nicht. Scrum kann keine Probleme lösen, aber es sorgt dafür, dass Probleme früh und radikal transparent gemacht werden, damit eine Organisation rechtzeitig entgegensteuern kann. Dies steht nicht selten im Widerspruch zu Firmenkulturen, in denen Planung und Ampelbewertungen von großer Bedeutung sind. Aber auch hier ist ein Verändern möglich, wenn man sich bewusst gemacht hat, was Scrum bedeutet: So schnell wie möglich in ein Tun zu kommen, sodass schnell Erfahrung gesammelt und nachgesteuert werden kann. Und das erfordert Mut.

Es ist meiner Meinung nach wichtiger, Scrum von Anfang an zu leben als die Einführung akribisch zu planen. Denn das steht im Widerspruch zu Scrum an sich. Es ist dennoch essentiell, einen initialen Rahmen zu schaffen, der allen Beteiligten genügend Sicherheit bietet, um zu beginnen. Dazu gehört auch, die Beteiligten abzuholen und aufzuzeigen, dass sie nicht vor einer fertigen Sache stehen, sondern dass aus der Arbeit heraus etwas entsteht, das über mehrere Iterationen verbessert wird.

Zusammenfassung

Scrum ist eine Antwort im Umgang mit der steigenden Komplexität unserer Arbeitswelt – und genau dort macht der Einsatz von Scrum Sinn. Durch Ausbrechen aus der planvollen Vorgehensweisen erzielen wir schnell Ergebnisse und lernen früh. Dies erfordert in Organisationen Veränderungen und die Schaffung eines Rahmens, in dem sich alle Beteiligten sicher genug fühlen und sich mutig darauf einlassen können, Schritt für Schritt zusammen zu lernen und die gemeinsame Plattform auszubauen. Scrum ist nicht ein definiertes Vorgehen mit perfekten Prozessen und Ritualen sondern hängt sehr davon ab, wie die Beteiligten diese Rollen annehmen und leben. 

Ich hoffe, ich konnte dir guten Überblick darüber geben, wann der Einsatz von Scrum Sinn macht.
Hast Du Fragen oder Anmerkungen? Ich freue mich immer über ein Feedback.