Was macht ein Scrum Master? Warum ist er so wichtig?

Eine Vielzahl der Scrum Literatur und Scrum Trainings fokussieren die Rolle des Scrum Masters (SM). Dennoch haben Organisationen große Schwierigkeiten, seine Funktion sinnvoll zu verankern. Oft ist der Sinn des SMs nicht klar. Es ist daher nicht verwunderlich, dass viele Scrum Master für die Ausübung ihrer Rolle kaum Zeit haben. Die Antwort auf die Frage, warum ein Scrum Master benötigt wird, lautet nicht selten: “Weil Scrum das voraussetzt”. Diese Antwort ist jedoch unzureichend, um die Rolle sinnvoll zu etablieren und die notwendige Zeit dafür einzuräumen. Aufgrund dieser Problematik behandle ich in zwei Folgen die Funktion des SMs und die Intention, die sich hinter dieser wichtigen Rolle verbirgt. In dieser ersten Podcast Folge #32 “Der Scrum Master” gehe ich auf die Rolle des SMs innerhalb des Scrum Teams ein. Ergänzend dazu spreche ich über die Definition seiner Rolle und beleuchte darüber hinaus den Wert des SMs für die Organisation sowie seine Aufgabenbereiche und Tätigkeitsschwerpunkte über den Lebenszyklus eines Scrum Teams hinweg.

Ein kleiner Rückblick

In Folge 30 “Das Scrum Team” habe ich mich mit der gleichrangigen Zusammenarbeit von Scrum Master, Product Owner und Entwicklern auseinandergesetzt. Das Zusammenspiel aller drei Akteure habe ich als eine Art Gewaltenteilung bezeichnet, die dafür sorgt, dass besonders zwischen PO und Entwicklungsteam ein wertvolles Spannungsfeld entsteht. Die Aufgabe des SMs ist es, sicherzustellen, dass dieses Zusammenspiel funktioniert. Wenn in Scrum die Rolle des SMs nur sporadisch oder auch halbherzig umgesetzt wird, entsteht eine Dysfunktion, die ich gerne als “Scrum Theater” bezeichne. Das bedeutet: Scrum wird nicht gelebt, sondern gespielt. Hinter den Kulissen bleibt alles beim Alten (mehr Informationen zur Gewaltenteilung der drei Rollen findest Du in Podcast Folge #30  „Das Scrum Team“ ). Welche Tätigkeitsschwerpunkte ein Scrum Master darüber hinaus noch hat und wie er genau sicherstellt, dass dieses gleichrangige Zusammenspiel funktioniert, erläutere ich in diesem Beitrag.

Der Scrum Master: Die Definition gemäß Scrum Guide

Um zu verdeutlichen, was die Rolle des Scrum Masters ausmacht, ist es sinnvoll, die Definition des Scrum Guides näher zu betrachten.

Der Scrum Master ist dafür verantwortlich, Scrum entsprechend des Scrum Guides zu fördern und zu unterstützen. Scrum Master tun dies, indem sie allen Beteiligten helfen, die Scrum- Theorie, Praktiken, Regeln und Werte zu verstehen. Der Scrum Master ist ein „Servant Leader“ für das Scrum-Team. Der Scrum Master hilft denjenigen, die kein Teil des Scrum-Teams sind, zu verstehen, welche ihrer Interaktionen mit dem Team sich hilfreich auswirken und welche nicht. Der Scrum Master hilft dabei, die Zusammenarbeit so zu optimieren, dass der durch das Scrum-Team generierte Wert maximiert wird.

Quelle: Der Scrum GuideTM – Der gültige Leitfaden für Scrum: Die Spielregeln (2017) von Ken Schwaber and Jeff Sutherland

Bereits anhand der Definition wird deutlich, dass ein Scrum Master ein recht weites Aufgabenspektrum verfolgt. Ein für mich sehr wichtiger Aspekt ist die Funktion des Scrum Masters, die über eine bloße Schiedsrichtertätigkeit hinaus geht. Er prüft nicht nur, ob Regeln verstanden und eingehalten sind, sondern er hilft vielmehr, seine Umgebung besser zu machen. Er stellt dabei eine moderne Führungskraft dar, den sogenannten “Servant Leader”, der sicherstellt, dass das Team gemeinsam gut zusammenarbeiten kann. Aufgrund der Wichtigkeit der Funktion des Scrum Masters als „Servant Leader“ gehe ich auf ich dieses Thema in einer kommenden Podcast Folge detaillierter ein.  

Der Wert eines Scrum Masters für die Organisation

Um seine Rolle vollständig und zufriedenstellend erfüllen zu können, muss sich ein Scrum Master auf dieses breite Aufgabenspektrum konzentrieren können. Eine halbherzige Teilzeit-Rolle oder eine Pool-Lösung funktionieren in den allermeisten Fällen nicht. In der Praxis sind Scrum Master häufig überlastet und finden zu wenig Zeit für die Ausübung ihrer Rolle. Damit eine Person ausreichend Zeit für den Job als Scrum Master bekommt, hilft es, den Wert eines Scrum Masters innerhalb der Organisation klar zu verdeutlichen. Aber worin genau liegt der Wert eines Scrum Masters? 

Für mich liegt der Wert eines Scrum Masters im Wesentlichen in der Wertmaximierung, die durch ihn entsteht. Umgebungen mit Scrum Master sind nachhaltiger, effizienter und effektiver, als ohne ihn. Das beinhaltet auch die Geschwindigkeit, in der sich die Umgebung verbessert. Genau das muss deutlich gemacht werden und genau dafür benötigt der Scrum Master Zeit. Es muss der Anspruch sein, weg von dem fortwährenden und ausschließlichen Lieferdruck hin zu einer kontinuierlichen Optimierung der Umgebung zu gelangen, um den Wert der Arbeit stetig zu maximieren. Dieser Anspruch kann nur dann erfüllt werden, wenn der Scrum Master als Servant Leader agieren kann und die Unterstützung der Umgebung genießt. Da der Scrum Master ohne Macht agieren soll, braucht er dementsprechend das Mandat und die Unterstützung seines Teams, diese Rolle ausführen zu können. Im Umkehrschluss gilt allerdings auch, dass ein Scrum Master, der diesen Mehrwert nicht schaffen kann (sei es  durch mangelnde Bindung zu seinem Scrum Team oder durch ungünstige Entscheidungen), ähnlich wie ein Fußballtrainer ausgetauscht wird. Ein guter Scrum Master muss daher seinen Weg finden, dieses Mandat vom Team zu bekommen und gemeinsam in der Zusammenarbeit besser zu werden. 

Ein Scrum Master benötigt Zeit für die Ausübung seiner Rolle

Um Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen und den Wert der Arbeit kontinuierlich zu maximieren, benötigt der Scrum Master ausreichend Zeit. Er muss sich ein Stück weit aus dem operativen Geschäft zurückziehen können, um ungenutztes Potenzial überhaupt identifizieren zu können. Dies wird nicht funktionieren, wenn eine Scrum Master mehrere Teams gleichzeitig betreut oder zu stark in operative Arbeiten (wie beispielsweise die Entwicklung des Produktes) eingebunden ist und seine Funktion als Scrum Master in geringem Umfang ausübt. 

Solltest Du dich in einer größeren Umgebung befinden, in der Scrum Master mehrere Teams gleichzeitig betreuen, empfehle ich,  den Unterschied zwischen “Vollzeit-Scrum-Master” und “Teilzeit-Scrum-Master” sichtbar zu machen. Es gilt, einige Teams von einem Vollzeit-Scrum-Master betreuen zu lassen und andere Teams weiterhin in geringerem Umfang als Scrum Master zu unterstützen. Anhand von monatlichen Reportings können dann die Effektivität und Effizienz der einzelnen Teams überprüft werden. In den allermeisten Fällen wird sich bereits nach sechs Monaten ein Unterschied zeigen. Im Idealfall können diese Ergebnisse als  gute Diskussionsgrundlage genutzt werden, um die Vorteile eines “Vollzeit-Scrum-Masters” zu verdeutlichen. 

Die Aufgabenbereiche eines Scrum Masters

In der Praxis sind die Aufgabenbereiche eines SMs der Umgebung häufig nicht bekannt. Es gibt einige konkrete Tätigkeitsbereiche, die für das Umfeld direkt sichtbar sind, sowie viele weitere, die vom Umfeld nicht gleich wahrgenommen werden. Eine sehr konkrete und offensichtliche Aufgabe des SMs ist es, dafür zu sorgen, dass jedes der Scrum Ereignise stattfindet und die Teilnehmer dessen Zweck verstehen. 
In der Regel übernimmt der ScrumMaster hier die Facilitation, damit sich die anderen Teilnehmer auf den Inhalt konzentrieren oder im konstruktiven Diskurs balancierte Entscheidungen treffen können. Eine weitere Aufgabe, die dem Scrum Master klar zugeschrieben wird ist es, Hindernisse aufzudecken und zu beheben. Häufig werden diese beiden konkreten Tätigkeitsschwerpunkte auf die Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam reduziert. Dies ist jedoch nicht richtig, denn ein Scrum Master agiert sowohl im Dienst des Entwicklungsteams als auch im Dienst des Product Owners und der gesamten Organisation. Sein Aufgabenbereich ist daher wesentlich umfangreicher und komplexer, als dies auf den ersten Blick ersichtlich wird. 

Der Scrum Guide stellt eine sehr gute Grundlage zur Betrachtung einzelner Aufgabenbereiche dar, da er diese im Zusammenhang der einzelnen Anspruchsgruppen betrachtet. Im Folgenden gehe ich somit näher auf die einzelnen Aufgabenbereiche gemäß Scrum Guide ein.

1. Der Dienst des Scrum Masters für das Entwicklungsteam

Der Scrum Master dient dem Entwicklungsteam auf verschiedene Arten, unter anderem durch das

• Coachen des Entwicklungsteams hin zu Selbstorganisation und funktionsübergreifender Teamarbeit;
• Unterstützen des Entwicklungsteams bei der Schaffung hochwertiger Produkte;
• Beseitigen von Hindernissen, die das Entwicklungsteam aufhalten;
• Unterstützen bei der Durchführung von Scrum-Ereignissen bei Bedarf oder auf Anfrage;
• Coachen des Entwicklungsteams in Organisationen, in denen Scrum noch nicht vollständig angenommen und verstanden wird.

2. Der Dienst des Scrum Masters für den Product Owner

Der Scrum Master dient dem Product Owner auf verschiedene Arten, unter anderem durch das:

• Sicherstellen, dass Ziele, Umfang und Produktdomäne von allen im Scrum-Team so gut wie möglich verstanden werden;
• Vermitteln von Techniken für eine effektive Verwaltung des Product Backlogs;
• Vermitteln eines Verständnisses für die Notwendigkeit klarer, prägnanter Product Backlog Einträge im Scrum-Team;
• Schaffen eines Verständnisses für Produktplanung in einem empirischen Arbeitsumfeld;
• Sicherstellen, dass der Product Owner weiß, wie er das Product Backlog so anordnet, dass es den größten Wert erzeugt;
• Vermitteln des richtigen Verständnisses von Agilität und ihrer Anwendung;
• Unterstützen bei der Durchführung von Scrum Ereignissen bei Bedarf oder auf Anfrage.

3. Der Dienst des Scrum Masters an der Organisation

Der Scrum Master dient der Organisation auf verschiedene Arten, unter anderem durch das

• Leiten und Coachen der Organisation bei der Einführung von Scrum;
• Planen von Scrum-Implementierungen innerhalb der Organisation;
• Unterstützen von Kollegen und Stakeholdern, Scrum und empirische Produktentwicklung zu verstehen und umzusetzen;
• Auslösen von Veränderungen zur Produktivitätssteigerung des Teams;
• Zusammenarbeiten mit anderen Scrum Mastern, um die Effektivität von Scrum-Implementierungen innerhalb der Organisation zu verbessern.

(Quelle: Der Scrum GuideTM – Der gültige Leitfaden für Scrum: Die Spielregeln (2017) von Ken Schwaber and Jeff Sutherland )

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass der Aufgabenbereich eines Scrum Masters ein breites Spektrum umfasst: Er unterstützt die Organisation und alle Beteiligten bei der Einführung von Scrum. Darüber hinaus unterstützt alle Akteure (das Entwicklungsteam, den Product Owner sowie die Organisation) bei der Umsetzung. Durch Maßnahmen, Interventionen und (Moderations-)Techniken im Rahmen der einzelnen Scrum Events setzt er Impulse, um die Zusammenarbeit zu gestalten und zu optimieren sowie Reflexionen und Handlungen dementsprechend anzuregen. Die Idee, dieser Verantwortung im Rahmen einer Teilzeit-Stelle nachzukommen, erscheint bei genauerer Betrachtung einzelner Tätigkeiten unrealistisch oder gar unmöglich.

Die Tätigkeitsschwerpunkte anhand des Lebenszyklus eines Scrum Teams

Um die Tätigkeitsschwerpunkte greifbar zu machen, verdeutliche ich diese  anhand der einzelnen Phasen des Lebenszyklus eines Scrum Teams. Der Scrum Master unterstützt dabei jede einzelne Phase – von der Vorbereitung vor dem Start, über das Kick-Off bis hin zur Gestaltung und Etablierung des minimalen Rahmens. Darüber hinaus spielt er eine wichtige Rolle bei der Weiterentwicklung und der Identifikation von Optimierungspotenzial. 

Phase 1: Vor dem Start

• Warum wird Scrum eingeführt?
  Es ist wichtig, zu klären, was durch Scrum erreicht werden soll, damit Scrum in der Anwendung nicht zum  Selbstzweck wird. 
• Ist Scrum für unseren Kontext geeignet?
  Nicht jeder Kontext ist geeignet für Scrum. Es gilt daher zu prüfen, ob der Kontext passend ist, um Scrum einzuführen und umzusetzen. 
• Was benötigen wir zum Start?
  Es sollte klar definiert sein, wer und was benötigt wird, um eine minimale Umgebung für den Start zu schaffen. 

Phase 2:  Der Start/Das Kick-Off

• Gemeinsames Verständnis von Scrum als agile Methode 
  Am Anfang gilt es, ein gemeinsames Verständnis von Scrum zu schaffen. Dies ist besonders wichtig, weil jeder eine gewisse Verantwortung übernehmen soll. Und wo kein Verständnis ist, kann auch keine Verantwortung übernommen werden. 
• Gemeinsames Verständnis über die Vorgehensweise beim Start
  Neben dem Verständnis von Scrum als agile Methode müssen Beteiligte ein Verständnis über die Herangehensweise erlangen. Ein wichtiges Thema ist hier das empirische Vorgehen, also das Lernen aus der Anwendung heraus. Es gilt, den Beteiligten verständlich zu machen, dass es sich um einen minimalen Rahmen handelt, der  gemeinsam weiterentwickelt werden muss.
• Definition: Wo soll der Scrum Master helfen?
  Am Anfang muss festgelegt werden, wo Unterstützung durch den Scrum Master gewünscht ist oder benötigt wird. Es gilt, ein Mandat für die Rolle des Scrum Masters aufzubauen und herauszuarbeiten, wo Unterstützung notwendig ist.
• Festlegung einer minimale Umgebung
  Es gilt, die minimale Umgebung für eine gemeinsame Ausgestaltung  festzulegen, damit die Beteiligten sich nicht bei allen Eventualitäten verzetteln aber dennoch genügend Rahmen haben, um aus dem Start heraus zu lernen.

Phase 3: Etablierung des Scrum Rahmens (nach ca. 4-5 Sprints) 

• Etablierung und Ritualisierung der Scrum Events
  Zu Stabilisierung des Rahmens gilt es, die Scrum Events gemäß ihrer Intention zu etablieren und zu ritualisieren, 
• Gemeinsame Aufarbeitung des Backlogs
  Um das Produkt zukünftig gemeinsam ausgestalten zu können gilt es, das Product Backlog gemeinsam aufzuarbeiten. 
• Überprüfung: Haben wir eine vollwertige Scrum Umgebung?
  Es ist wichtig, den in Scrum erschaffenen Rahmen nach einiger Zeit zu reflektieren und zu prüfen, ob alles vorhanden ist, was für eine gute Scrum Umgebung notwendig ist. Meine “Scrum Checkliste” hilft dabei, sich einen Überblick zu verschaffen und aufzudecken, was fehlt.   

Phase 4: Weiterentwicklung und Verbesserung 

• Scrum Rollen Reflexion
  Mithilfe der entstandenen Ruhe und Routine der stabilen Umgebung können Rollen einfacher reflektiert werden. Das Team reflektiert gemeinsam, wie die einzelnen Rollen gelebt werden, was besonders gut war, was noch fehlt, um die Rolle ernsthaft zu leben und wie es sich gegenseitig aushelfen muss, um Scrum sinnvoll zu leben (mehr zur Rollenreflexion inklusive Template zur Umsetzung findest Du hier)
• Teamentwicklung
  Scrum dient als Motor, hochperformante Teams zu erschaffen. Um dieses Potenzial zu nutzen ist es notwendig, sich nach einer gewissen Einarbeitungszeit der Teamdynamik zu widmen und diesen Prozess auf dem Weg zum weltklasse Team zu begleiten und zu fördern.
• Integration und Ausweitung in die Organisation
  Nach dem Aufbau einer gewissen Stabilität macht es ebenfalls Sinn, sich der Frage zu widmen, wie Scrum besser in die Organisation integriert und ausgeweitet werden kann. 
• Hindernisse und Verbesserungsbereiche aufdecken und angehen (!)
  Die Erfahrung aus den vorhergehenden Sprints macht es uns möglich, Hindernisse und Verbesserungsbereiche aufzudecken und anzugehen. Neben allen aufgeführten Aufgabenbereichen findet sich hier der Kern der Arbeit des Scrum Masters wieder. Er ist über Einführungsphase hinaus für die stetige Weiterentwicklung und Verbesserung des Teams zuständig. 

Zusammenfassung

Der eigentliche Wert eines Scrum Masters liegt darin, Verbesserung zu beschleunigen. Die Aufgabenfelder des Scrum Masters sind vielfältig und zeigen sich sowohl in der Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam, als auch mit dem Product Owner sowie mit der Organisation. Seine Tätigkeitsschwerpunkte lassen sich anhand des “Scrum Team Lebenszyklus” verdeutlichen. Der Scrum Master spielt in jeder einzelnen Phase eine entscheidende Rolle. Er ist für die erfolgreiche Einführung und Etablierung von Scrum innerhalb einer Organisation verantwortlich. Sein Verantwortungsbereich endet aber nicht mit der abgeschlossenen Einführung, sondern konzentriert sich dann vielmehr auf seine Kernaufgabe: die kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung des gesamten Teams.